La gestión del tiempo y su relación con el alcance de mayor o menor productividad en el trabajo o estudio es un aspecto esencial.

Las urgencias, los imprevistos y el tiempo dedicado a tareas que no aportan valor suelen ser los principales enemigos de la productividad personal. Saber planificar y priorizar puede ser en muchos casos la clave del éxito de un proyecto, pero no siempre es fácil.

¿Por qué es tan importante la gestión del tiempo?

Una mejor gestión del tiempo significa una mejor gestión de nuestras vidas. Por muy eficiente y efectivo que seas, el día tendrá únicamente 24 horas. Lo que sí que podemos controlar es cómo nos enfocamos a la hora de controlar nuestros compromisos.

Por mucho que nos hagamos con un nuevo calendario, la mejor aplicación de organización del tiempo o una agenda magnífica para tener todo bajo control, sólo trabajando en ti mismo podrás convertirte en un verdadero maestro de la gestión del tiempo.

Por eso, en esta sección me gustaría compartir algunas claves y herramientas para lograr una adecuada gestión del tiempo y, con ello, altos niveles de productividad personal.

¿Cómo gestionar mejor el tiempo?

1. Planifica, mide y mejora

¿Alguna vez has escuchado hablar del Ciclo de Deming? También conocida como PDCA (Plan, Do, Check, Act), el Ciclo de Deming es una herramienta basada en la mejora continua de la calidad. Básicamente, consiste cuatro etapas que se repiten de forma cíclica:

  • Planificar: en esta fase, una vez identificado el problema o aspecto a mejorar, se establece cómo se va a mejorar y cómo se va a medir ese progreso. Si tu objetivo es lograr reducir el tiempo perdido al día, una forma de abordar el problema es establecer un objetivo de tiempo máximo a perder al día y utilizar alguna estrategia para reducirlo. Para ello te aconsejo revisar las técnicas que te conté en este artículo sobre cómo mejorar tu concentración: ¿Por qué no te concentras? 6 técnicas para mejorar tu concentración.
  • Ejecutar: Una vez ya tienes definido tu plan de acción, llega el momento de ponerlo en práctica. En este caso te aconsejo que no seas demasiado ambicioso al principio, es decir, si lo que te has propuesto es reducir el tiempo que pierdes al día de 2 horas a 10 minutos, probablemente necesitarás implementar el cambio poco a poco. No olvides que esto es un proceso y que lo importante es ir logrando pequeñas mejoras de forma continua.
  • Comprobar: Esta es, en mi opinión, la parte más importante: mide y registra. Teniendo en mente los objetivos que has definido al principio, contrólate a ti mismo. Para ello, una aplicación que puedes instalar en tu teléfono móvil y que funciona bastante bien es toogl.
  • Actuar: Tras comparar el resultado real de los objetivos marcados inicialmente, es momento de realizar acciones correctivas y preventivas. No hay una herramienta que sea eficaz para todo el mundo, por lo que si la que has estado utilizando no te acerca a tus objetivos, busca otra y repite el ciclo hasta encontrar lo que mejor encaje tu forma de hacer las cosas.

2. Empieza con las actividades más difíciles

Cuando tenemos que afrontar algún compromiso, tendemos a buscar qué actividad es la más sencilla para empezar con ella y, bueno, si no la encontramos… ¡Siempre está Instagram!

Esto suele ser un problema habitual. Dejamos la tarea más difícil para lo último y precisamente esa es la que más tiempo te llevará al final. Para estos casos, hay que quitarle el miedo a esa actividad que más te asusta o te da pereza, y dejar de procastinar.

Comenzar con esta actividad no solo te permitirá ahorrar mucho tiempo, sino que te ayudará a ejercitar tu autodisciplina. Conócete a ti mismo. Si es en las primeras horas cuando te sientes con más energía y concentración, dedica ese tiempo para las actividades que más esfuerzo te requieren y… el resto del día irá rodado.

3. Aprovecha las «cajas» de tiempo

La técnica de las cajas de tiempo es muy utilizada en la dirección de proyectos Agile. Consiste en fijar un tiempo máximo para conseguir unos objetivos, tomar una decisión o realizar una tarea, y considerar cumplido el objetivo únicamente si se respeta ese plazo.

Esta técnica no es más que una aplicación práctica de la ley de Parkinson (te sugiero que leas este artículo donde te cuento más acerca de esta ley): «cuanto más tiempo tengas, más tiempo perderás«. Ser consciente de la limitación del tiempo, favorece la priorización de objetivos y tareas y fuerza a tomar decisiones.

Si la tarea a la que te enfrentas es a escribir un artículo, una opción es limitar el tiempo que dedicas a la búsqueda de información para que no se te vaya de las manos.

¿Cómo ser más productivo?

En los siguientes artículos te cuento algunas técnicas y herramientas que he ido conociendo sobre la gestión del tiempo y la productividad personal.

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