Qué hacer cuando tienes demasiadas reuniones

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No cabe duda que las reuniones tienen grandes beneficios: favorecen la comunicación, permiten la colaboración, facilitan la creatividad y fortalecen las relaciones. Pero si has llegado a este artículo seguro que estás de acuerdo conmigo en que llega un punto en que las reuniones son demasiadas. Terminas por tener tantas reuniones que no consigues sacar un rato para realizar trabajo efectivo.

¿Cómo reducir el número de reuniones?

¿Te pasa habitualmente que no cumples con una fecha límite de entrega por estar en reuniones gran parte de la semana? ¿Tienes dificultades para concentrarte por no conseguir tener períodos ininterrumpidos durante el día? Te propongo algunas sugerencias para ayudar a reducir las reuniones, hacerlas más productivas y útiles para tu equipo.

1. Exige una agenda

Si una reunión no tiene un objetivo establecido o la necesidad de un plan de acción, es posible que pueda eliminarse. Definir una agenda con el propósito de la reunión ayuda a los participantes a decidir si asistir o no e incluso a venir preparados y con preguntas o temas para discutir.

2. Bloques de tiempo sin reuniones

Es esencial tener períodos de tiempo ininterrumpidos en los que poder realizar un trabajo profundo. Propón bloques de tiempo en los que no sea posible establecer reuniones o incluso días enteros sin reuniones en los que toda la empresa pueda concentrarse plenamente en el trabajo. Tener las tareas agrupadas por lotes ayuda a nuestro cerebro a aumentar su foco, eliminar distracciones y conseguir ese punto álgido de concentración.

3. Reuniones offline o asincrónicas

Al contrario que las reuniones online o sincrónicas en las que se requiere que todos los asistentes estén presentes en tiempo real, una reunión asincrónica permite que las personas se comuniquen cuando les venga mejor. De esta forma, los miembros del equipo pueden responder o hacer las preguntas sin miedo a ser interrumpidos y tienen más tiempo para absorber la información.

4. Asistencia opcional

Una de las mayores quejas sobre las reuniones suele ser que los asistentes no sienten que obtienen ningún valor de ellas. Al convocar una reunión, intenta invitar solo a las personas que deben estar allí. Si tienes duda sobre si alguien tiene que participar o no, marca a esa persona como opcional. Siempre puedes enviar notas sobre la reunión más tarde a los que no asistan.

5. Vídeos o correos electrónicos

En lugar de la reunión, puedes ahorrar tiempo utilizando un medio diferente. Para reuniones simplemente informativas, por ejemplo, puedes considerar enviar un vídeo, un correo electrónico o un documento informativo al que las personas que lo consideren puedan recurrir y revisar.

6. Reuniones más cortas

No hace falta hacer reuniones que duran horas. De hecho, normalmente veinte minutos o media hora pueden ser suficientes para cubrir todos los puntos de discusión. Y si por lo que sea la reunión termina antes del tiempo programado, siéntente libre de terminarla antes de tiempo. Seguro que el resto de personas están más que felices de salir antes de lo esperado.

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