¿Qué es el timeboxing y por qué deberías empezar a aprovechar esta técnica?

timeboxing

Si eres de los que habitualmente dedica demasiado tiempo a tareas poco importantes y de los que pierde tiempo preguntándose en qué va a trabajar a continuación, creo que el timeboxing te ayudará. De hecho, esta técnica no solo te permitirá garantizar que te enfocas en lo más importante, sino que también te ayudará a conseguir más tiempo de trabajo de concentración profunda.

¿Qué es el «timeboxing»?

El «timeboxing» consiste en determinar de antemano el tiempo que vas a dedicar a una tarea en cuestión antes de empezar a trabajar y en ceñirse a ese límite de tiempo. Esta técnica pretende acabar con la famosa Ley de Parkinson, o esa tendencia a «extender» el trabajo para llenar el tiempo que tenemos disponible.

El término «timebox» tiene su origen en las técncias de gestión de proyectos agile de software. Se refiere a un período predefinido en el que un equipo de Scrum debe completar una tarea. El timeboxing de Scrum puede incluir tareas como las pruebas, la planificación del sprint o los standups diarios.

¿Es lo mismo el timeboxing y el timeblocking o bloqueo de tiempo?

A pesar de que el timeboxing y el bloqueo del tiempo son técnicas muy parecidas, tienen una diferencia importante.

El bloqueo de tiempo o timeblocking consiste en reservar momentos en nuestro calendario para realizar una actividad, pero sin necesidad de terminarla. El timeblocking pretende que, en vez de tener una lista abierta de cosas pendientes, comencemos el día con una planificación concreta que establezca en qué trabajaremos y cuándo.

En cambio, el timeboxing son bloques de tiempo limitados y dedicados a trabajos concretos. Es decir, esta técnica se centra en fijar un límite máximo de tiempo para una tarea, con el objetivo de evitar alargar el tiempo que se dedicará.

¿Entonces, son independientes una técnica de la otra?

La verdad es que no totalmente.

Aunque es posible hacer timeboxing sin necesidad de bloquear el tiempo (simplemente fijando un límite máximo de tiempo a una tarea, independientemente de cuándo vamos a trabajar en ella), no se puede bloquear el tiempo sin hacer timeboxing. Cuando creas tus bloques, también estás predeterminando las horas de inicio y de fin.

¿Por qué el timeboxing es tan útil?

Tener delante una fecha límite nos permite evitar procrastinar. Es como si tuviéramos una gran tormenta delante de nosotros que «nos amenaza» y nos obliga a concentrarnos en la tarea.

¿Cómo empezar a hacer timeboxing?

  1. Decide cuáles son tus tareas más importantes. Haz una lista y prioriza las cosas que tienes que hacer a lo largo del día o de la semana. No es necesario que pienses en todas las tareas posibles, simplemente haz una lista de todas las tareas importantes. Para ello, puedes utilizar el método de Eisenhower o poniendo el foco en cuáles son tus objetivos a corto y medio plazo y preguntándote cómo puedes facilitar su consecución.
  2. Estima el tiempo que te llevará hacer cada una de ellas. Lo mejor para esto es dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas. Si eres como la mayoría de las personas, al principio serás bastante optimista en cuanto al tiempo que te llevará terminar cada tarea. Pero no te preocupes, a medida que vayas utilizando la técnica de timeboxing, tu estimación del tiempo irá mejorando.
  3. Divide el trabajo en bloques de tiempo o tramos de trabajo ininterrumpidos y agrégalos a tu calendario. Los expertos en productividad abogan por tramos de alrededor de 2 horas. También es común utilizar la técnica Pomodoro, o espacios de tiempo de 15 minutos con breves descansos. Sea cual sea la forma en la que dividas el trabajo, lo importante es que establezcas límites sobre el tiempo a dedicar a cada tarea concreta.
  4. Cíñete al tiempo establecido. Si crees que vas a tardar 20 horas en escribir tu trabajo, reserva solo 20 horas para ello. Y tampoco dejes que tu sesión individual supere el tiempo preestablecido. Si decides que cada sesión durará una hora y media, deja de trabajar cuando haya transcurrido ese tiempo.

Herramientas y aplicaciones para hacer timeboxing

Utilizar la tecnología a nuestro favor puede ser de gran ayuda, especialmente para organizar nuestro tiempo. A continuación, te muestro una lista de las aplicaciones que a mí personalmente más útiles me parecen.

  1. Clockify
  2. Toggl
  3. Clockwise
  4. RescueTime
  5. HourStack
  6. Planyway

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