Aprende a potenciar la productividad de tu equipo para alcanzar el éxito

productividad en equipos

Todos tenemos mucho que hacer y muy poco tiempo para hacerlo. Normalmente, las personas más experimentadas suelen saber cómo planificar, priorizar y optimizar su trabajo. Pero, ¿cómo hacer que todos los miembros del equipo logren también sacar el máximo rendimiento a su tiempo? ¿Cómo potenciar la productividad de tu equipo para alcanzar el éxito?

En este artículo quiero contarte algunos consejos para hacer frente al enorme desafío de administrar no solo tu propia carga de trabajo, sino también la del resto del equipo. Como dice Elizabeth Grace Saunders, autora de How to Invest Your Time Like Money «Ayudar a tu equipo a administrar bien su tiempo es un factor crítico para el éxito«.

¿Cómo hacer que tu equipo trabaje de forma productiva?

1. Predica con el ejemplo

Tal y como dice Saunders, un buen líder debería mostrar buenas prácticas. Como gestor de equipos, deberías distribuir de forma inteligente tu propia jornada laboral, es decir, las reuniones a las que asistes, los correos electrónicos que respondes y los proyectos a los que te apuntas. Si estás sobrecargado de trabajo, no podrás pensar de forma estratégica ni en tu propio tiempo ni mucho menos en el de los demás. Predicar con el ejemplo significa demostrar al resto del equipo que sacas tiempo para el trabajo que realmente importa.

2. Fija objetivos

Antes de decidir a qué debería dedicar tiempo cada miembro de tu equipo, deberías «dar un paso atrás» y pensar en qué quieres exactamente que trabaje tu equipo. Una vez hayas definido los objetivos clave y analizado la capacidad de tu equipo para ejecutarlos, podrás decidir en qué debe trabajar cada miembro y en qué no. Tu trabajo consiste en «poner límites» y apostar por una visión compartida.

3. Aclara las expectativas

¿En qué dos o tres áreas principales quieres que se centren los miembros de tu equipo? Para potenciar la productividad de tu equipo comunícales de forma individual o conjunta cuáles son las prioridades y expectativas. Debemos evitar que empiecen el día pensando «Tengo siete proyectos en las que trabajar, ¿por dónde empiezo?». En cambio, sé ayúdales a entender la calidad del trabajo que esperas y las tareas concretas que quieres que ejecuten. Sé también explícito en el tiempo que esperas que dediquen a cada cosa. Por ejemplo, para preparar una reunión, ¿cuánto tiempo deberán dedicar?

Pero, ¡cuidado! No hay que microgestionar. Describe simplemente el resultado que quieres conseguir y luego déjales hacer y que ellos determinen por ellos mismos la mejor manera de conseguirlo. Decirles cómo hacer su trabajo en cada uno de los pasos crea cuellos de botella y es totalmente improductivo.

4. Fomenta la comunicación abierta

Las conversaciones con los miembros del equipo sobre la gestión del tiempo deben ser frecuentes y sinceras. Saunders sugiere preguntar de vez en cuando sobre los retos a los que se enfrentan, cómo puedes ayudarles a distribuir su tiempo de forma más eficaz y si necesitan más recursos. «Es cuando la gente no te dice que está sobrecargada de trabajo y luego no lo cumple en el último momento lo que provoca problemas». Por ejemplo, puedes celebrar una reunión trimestral del equipo para que los compañeros discutan las prioridades. Mirar los objetivos que fijasteis y revisar si siguen siendo relevantes y si vamos por buen camino. En caso de problemas trata de descubrir cuál es la raíz ¿Es la carga de trabajo? ¿Es la forma en que está estructurado el trabajo? ¿O es la persona? Hay que desgranar el problema.

5. Concede autonomía a los miembros del equipo

La clave para mejorar la productividad individual es eliminar o delegar las tareas sin importancia y sustituirlas por otras de valor añadido. Por eso, dar permiso para que cada miembro del equipo tome sus propias decisiones es fundamental. Saunders recomienda animarles a que reserven espacios de tiempo en sus calendarios para realizar su trabajo diario, así como espacios más pequeños para otras cosas como la planificación diaria, el correo electrónico y otras tareas de «mantenimiento».

6. Reconsidera las reuniones

Las reuniones son la peor pérdida de tiempo en la oficina. Y sin embargo, es difícil deshacerse totalmente de ellas. A veces se consideran necesarias para compartir información, solicitar ideas o tomar decisiones. Sin embargo, seguro que puedes eliminar algunas y estudiar técnicas para que las que permanezcan en el calendario sean más eficaces y eficientes (o hacerlas más cortas.) La regla de oro de las reuniones es asegurarse de tener un propósito claramente definido para cada una. Para potenciar la productividad de tu equipo también es recomendable enviar el material de la reunión con antelación. Es una buena práctica que cada miembro del equipo que elabore y distribuya una lista de lo que ha conseguido la semana pasada y de las prioridades para la siguiente para mantener al equipo alineado.

7. Reserva un tiempo para la inactividad

Hay estudios que demuestran que un tiempo libre establecido mejora la productividad y la moral. Es responsabilidad de los directivos o gestores programar un tiempo de descanso. Incluso si la cultura de la empresa es más relajada, sigue siendo importante comunicar cuándo esperas que tus subordinados trabajen y cuándo no. Por ejemplo, si envías a alguien una tarea el viernes por la tarde, deja claro si quieres que trabaje en ella durante el fin de semana o si puede esperar hasta el lunes. La gente suele estar dispuesta a dar un empujón extra, pero si trabaja y acaba descubriendo que no era necesario, es posible que acabe sintiéndose resentida y quemada.

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