La regla de los dos minutos en GTD: ¿es tan efectiva como dicen?

La regla de los dos minutos

Es increíble la cantidad de pequeñas tareas que postergamos todos los días y que podríamos hacer en dos minutos (o incluso menos). Te pongo algunos ejemplos que seguro que te son familiares: la abrumadora tarea de lavar los platos inmediatamente después de la comida, guardar la ropa en el armario o en el cubo de lavar nada más usarla, sacar la basura, limpiar el desorden de tu cuarto, enviar ese correo electrónico, etc.

David Allen desarrolló en 2015 el método de productividad personal y profesional Getting Things Done (también conocido como GTD), un sistema de gestión que hasta la fecha demuestra haber ayudado a innumerables personas y organizaciones a poner orden en el caos. Una de las herramientas que plantea el GTD es la regla de los dos minutos. Su ejecución es muy simple: todas esas cosas que puedan hacerse en más o menos dos minutos, han de hacerse inmediatamente. ¿Por qué? Básicamente porque los minutos que dedicaremos más tarde en pensar, consultar y ejecutar esa tarea son mucho más que los que realmente necesitamos para ejecutarla si la hacemos ahora mismo.

Esta regla, además de pretender aumentar la eficiencia de lo que hacemos, refuerza la idea de que una vez que empiezas a hacer algo, es más fácil seguir haciendo más cosas. Como decía Newton, los objetos en reposo tienden a permanecer en reposo y los objetos en movimiento tienden a permanecer en movimiento. Y esto es tan cierto para los humanos como para las manzanas que caen.

¿Cómo usar correctamente la regla de los dos minutos?

La regla de los 2 minutos puede ayudarte a dejar de procrastinar si la aplicas correctamente. Sin embargo, es necesario tomar acción y consciencia sobre nuestra atención. La regla de los dos minutos es una técnica de gestión del tiempo que se ve desafiada por la era digital en la que vivimos. Estamos constantemente bombardeados por notificaciones y mensajes diseñados explícitamente para desviar nuestra atención las 24 horas del día.

Por eso, es necesario seguir tres principios básicos a la hora de usar la regla de los dos minutos.

1. Usarla solo durante el tiempo de procesamiento

El tiempo de procesamiento es aquel que dedicamos a «decidir qué acciones llevar a cabo». Es decir, ese tiempo que dedicamos a revisar ese montón de papeles del escritorio, limpiar la bandeja de entrada del correo o evaluar la lista de proyectos para determinar cómo avanzar con cada uno de ellos.

A menudo se tiende a utilizar esta «regla de los 2 minutos» en el momento equivocado. Para evitar esto, Allen invita a que la ejecución en dos minutos debe hacerse en el momento en el que estamos planificando las tareas y no durante nuestra jornada laboral o tiempo de trabajo efectivo.

2. Usarla solo cuando la tarea está relacionada con lo que estás haciendo ahora mismo

Si vas a tardar más en poner un recordatorio de lo que tienes que hacer que en el hecho de hacerlo, hazlo ahora mismo. Pero si ahora mismo estás haciendo otra cosa que no tiene nada que ver, realmente estarás disminuyendo tu productividad porque te enfocarás en otra cosa y perderás la concentración. Además, corremos el peligro de ir apagando pequeños fuegos una y otra vez, aplazando así los frentes importantes.

Si seguimos la “regla de los dos minutos” en cualquier momento, terminaremos pasando de una tarea a otra todo el día, según el capricho de nuestros pensamientos, en lugar de hacerlo de una manera lógica y prioritaria.

Como ser humano, nuestra mente salta de una idea a otra, de una tarea a otra, de un proyecto a otro, y de un pensamiento no relacionado a otro. Si usamos la regla de los 2 minutos cada vez que una tarea de dos minutos entra en nuestra mente, nuestros planes e intenciones se descarrilarán constantemente. 

Y no sé tú, pero cuando yo me enfrento a un gran proyecto, puedo pensar en tareas de dos minutos y sin relación durante todo el día. Entonces, en lugar de crear una herramienta para pasar a la acción, la regla de los dos minutos podría convertirse en una herramienta de procrastinación.

3. Dos minutos, no 15 ni 20

Tampoco hay que olvidarse de que, como su propio nombre indica, la regla de los dos minutos es eso, dos minutos; no cinco ni veinte. ¿Parece sencillo? Pues en la práctica, es muy habitual comenzar a hacer una tarea que efectivamente te lleva dos minutos y sigas y termines haciendo más cosas. Es decir, esos dos minutos se convierten en una o dos horas (típica frase de: «Ya que me pongo…»). Sin embargo, en esos casos, es recomendable que las tareas que te llevarán más tiempo, las dejes anotadas en tu lista de tareas pendientes y las planifiques para otro momento.

¿Quieres conocer más estrategias sobre cómo dejar de procrastinar? Lee el siguiente artículo: Procrastinación: por qué lo hacemos y cómo evitarla.

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