La matriz Eisenhower: Cómo priorizar tus tareas

Dwight Eisenhower

¿Has sentido recientemente que tienes más cosas que hacer en un mismo día que tiempo físico? Tu bandeja de entrada de correos sin leer está a rebosar, un compañero te ha pedido ayuda con un proyecto, tu pareja necesita que le acompañes a hacer un recado, el cubo de la ropa sucia te está llamando a gritos y no hablemos de ese corte de pelo que llevas atrasando durante semanas.

¿Tantas tareas pendientes haciendo ruido en tu cerebro te están bloqueando? No saber por qué tarea empezar suele provocar un sentimiento de bloqueo y hace que nos sintamos ansiosos y estresados. Por eso, es fundamental contar con una buena estrategia de gestión del tiempo para priorizar tareas, tomar decisiones y, en definitiva, ganar calidad de vida.

Hoy quiero hablarte de la matriz de Eisenhower, también conocida como la matriz Urgente/Importante o la caja de Eisenhower. Esta técnica puede ser muy efectiva para cumplir los plazos clave o para ayudarte a seguir el ritmo de tus proyectos.

Orígenes de la matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower tiene sus orígenes en el general Dwight D. Eisenhower, quien también fue el 34º Presidente de los Estados Unidos desde 1953 hasta 1961. Eisenhower tenía una capacidad increíble para mantener su productividad no solo durante semanas o meses, sino durante décadas. Y por esa razón, no es de extrañar que muchas personas hayan tomado como referencia sus métodos para la gestión del tiempo, organización y productividad. De hecho, Stephen Covey recopiló mucho de lo aplicado por Eisenhower en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

Su estrategia más conocida se conoce como la matriz de Eisenhower y es una herramienta sencilla para la toma de decisiones y para eliminar comportamientos que consumen energía mental, nos hacen perder tiempo y rara vez nos acercan a nuestros objetivos.

La matriz urgente-importante: Cómo ser más productivo

Esta herramienta consiste básicamente en separar todas las actividades en cuatro niveles de prioridad.

  1. Urgente e importante: tareas que han de realizarse las primeras y de inmediato. Ejemplos de este tipo de tareas puede ser la finalización de un proyecto cuyo plazo de entrega vence pronto o la resolución de una emergencia imprevista, como una falta en la cadena de suministro.
  2. Importante, pero no urgente: tareas que se han de programar para hacer más tarde. Un ejemplo de estas tareas puede ser hacer deporte, llamar a un amigo, formarte en algún tema o leer un libro sobre el sector.
  3. Urgente, pero no importante: tareas que se han de delegar en otra persona. Entran dentro de este cuadrante algunas actividades como contestar ciertos correos, la reserva de billetes u otros trabajos rutinarios.
  4. Ni urgentes ni importantes: tareas a eliminar. Por ejemplo, paradas para el café o para la comida excesivamente largas, ver la televisión o revisar las redes sociales.
Matriz de eisenhower

Al aplicar la matriz, te enfocarás en tus metas a largo plazo y eliminarás aquellas tareas que de otro modo te harían perder el tiempo. Es más, frecuentemente utilizamos la productividad y la gestión del tiempo para evitar cuestionarnos si una tarea realmente es necesaria. Es mucho más fácil permanecer ocupado y pensar que necesitamos ser más eficientes o trabajar durante más tiempo que soportar el dolor de delegar tareas o incluso eliminar una tarea que, aunque nos hace sentirnos cómodos y tranquilos, no contribuye a acercarnos a nuestros objetivos. Con la matriz de Eisenhower debemos cuestionar si una acción es realmente necesaria y ser más productivo haciendo las cosas que importan de verdad, es decir, aquellas urgentes e importantes.

¿Cómo podemos distinguir entre urgente e importante?

Como decía el propio Eisenhower: «Lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante«. Las tareas urgentes son aquellas a las que tienes necesidad de contestar de inmediato, tales como un correo electrónico, llamada de teléfono, mensaje de texto o alguna noticia que altera la situación actual. Por otro lado, las tareas importantes son aquellas que contribuyen a tu misión, objetivos y valores a largo plazo.

Para priorizar por urgencia te recomiendo hacer un cálculo aproximado del tiempo que estimas que te requerirá la tarea concreta entre el tiempo restante hasta la fecha límite. Teniendo en cuesta este cálculo, en caso de que el resultado sea superior a 1, esta tarea es urgente y requiere que le dediques toda tu atención. Si el resultado es cercano a 0, la tarea no es urgente y puedes considerarla en el segundo cuadrante.

El problema está en que lo urgente suele requerir una atención tan inmediata que a menudo desplaza nuestro foco de atención hasta que se lleva a cabo y hace que pospongamos actividades importantes. Si planificamos las tareas importantes y nos comprometemos con nuestro plan, podemos asegurarnos de que la llevaremos a cabo.

¿Cómo eliminar actividades que nos hacen perder tiempo?

Para determinar qué actividades deberíamos llevar al cuadrante de «No hacer» es importante estar seguro de aquello en lo que estamos trabajando.

  1. ¿Cuál es el objetivo por el que estoy trabajando?
  2. ¿Qué valores me impulsan a hacerlo?
  3. ¿Me ayuda esta tarea a lograr mi objetivo?

Cuando uno tiene claro lo que realmente es importante, puede determinar mucho más fácilmente qué tareas hacer y cuáles eliminar.

Automatiza las tareas

Tal y como dice Tim Ferriss en su libro de La semana laboral de 4 horas, si puedes automatizar una tarea, hazlo. A la hora de analizar si un proceso es necesario o se puede eliminar, debemos cuestionarnos si es posible su automatización. Este punto cobra gran relevancia en el caso de emprendedores y trabajadores. Muchas más cosas de las que parecen pueden automatizarse.

Ley de Pareto 80/20

El 80% de los resultados vienen del 20% del esfuerzo, mientras que el 80% de esfuerzo restante produce el 20% de los resultados. Podemos encontrar esta proporción en una gran cantidad de procesos. ¿Cuál es ese 20% que te da mayores resultados? Céntrate en esas tareas y saca el máximo de tu tiempo.

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