Domina esa lista de to-do’s o tareas pendientes de una vez por todas

tareas pendientes

Carlos cada mañana escribe en la parte superior de su lista de tareas pendientes «¡Preparar la presentación!». Quizás incluso la subraye una o dos veces en amarillo fosforito para enfatizarlo todavía más. No obstante, al final del día, se da cuenta de que entre tanta reunión y mensaje importante por contestar no ha tenido tiempo para avanzar en su presentación.

¿Te sientes identificado con el caso de Carlos? Es muy habitual que día tras día sigamos esperando el «momento perfecto» para sentarnos y terminar por fin ese proyecto que tenemos pendiente. Sin embargo, las reuniones y cuestiones urgentes siguen interfiriendo y muchas veces no nos dejan terminar otras tareas importantes.

Lista de tareas pendientes: ¿qué ponemos en la lista?

Si eres como la mayoría de las personas, probablemente tengas en tu cabeza una «lista de tareas pendientes» que cada día se hace más y más larga. Aunque la lista de to-do’s puede ser una gran herramienta para administrar el tiempo de manera consciente, usada de forma incorrecta puede ser contraproducente.

¿Cuál es el primer paso, entonces? Lo primero es hacer que nuestra lista funcione y, para ello, hay que tener claro cuál es nuestro objetivo. ¿Qué es lo importante de nuestro trabajo o proyecto? Muchas veces tenemos una lista repleta de tareas urgentes que nos piden apagar fuegos rápidamente (por ejemplo, una queja en un envío al cliente), tareas urgentes por tener una fecha de vencimiento cercana (tales como reservar el vuelo de las vacaciones) y tareas básicas que agregamos a la lista porque nos hacen sentir productivos (véase, comprar folios para la impresora).

Por eso, al final del día nos damos cuenta de que hemos completado las tareas más básicas, hemos hecho cosas urgentes (que probablemente habríamos hecho incluso si no hubiésemos preparado nuestra famosa lista) y posponemos otras cosas que a la larga pueden ser importantes para nosotros.

Tres listas y un calendario

Para lograr una lista de tareas pendientes realmente efectiva, Allison Rimm, autora del libro The Joy of Strategy: A Busines Plan for Life confiesa que ella utiliza tres listas y un calendario.

  • Lista 1: Proyectos importantes, pero no urgentes.
  • Lista 2: Tareas que tienen que completarse hoy. En el caso de que no podamos llevar a cabo esta tarea de forma inmediata, regístrala y comprométete a terminarla a lo largo del día y antes de salir de la oficina.
  • Lista 3: Cosas que no deberías hacer. Elaborar esta lista exige un trabajo previo de decidir qué cosas no te aportan valor o te hacen perder el tiempo. Tenerlos en cuenta nos permite enfocarnos y evitar incorporarlos a la lista de tareas pendientes.
  • Calendario: Permite definir bloques de tiempo para esas tareas importantes. Si sabes que necesitarás un tiempo para preparar una presentación o un examen, guárdate un tiempo para poder prepararlo. De esta forma, evitarás que un día antes de la presentación te des cuenta de que no has podido preparar el material o el discurso.

Lo primero: ¿cuáles son tus prioridades?

Algo que también recomienda Allison es aplicar un enfoque estratégico para decidir cómo vamos a administrar nuestro tiempo, de manera que lo enfoquemos para alcanzar lo que es una prioridad para nosotros.

Es muy común que, a la hora de preparar un presupuesto financiero, dediques mayor cantidad de recursos a aquellas cosas que te van a dar mayor rentabilidad, ¿no? Pues con el tiempo pasa igual. Para ello, es interesante aplicar la regla 80/20. Tómate un tiempo para desarrollar una misión clara o un propósito personal y una visión de qué es el éxito para ti. Definir nuestra propia visión del éxito es esencial para poder determinar qué es lo suficientemente importante como para estar en la primera posición de la lista de cosas importantes.

En segundo lugar, esa lista de tareas pendientes, ¿van a contribuir a lograr nuestros objetivos?, ¿son realmente necesarias?, ¿es necesario que las hagas tú? Si la respuesta a cualquiera de esas preguntas es no, valora si podrían eliminarse o delegarse.

Con el tiempo te será más fácil determinar cuánto tiempo esperas que te lleve completar cada tarea. Querrás abordar todos los elementos importantes, urgentes o no. Te recomiendo que consideres agendar las tareas importantes aunque no sean urgentes en tu calendario si sabes que necesitarás un tiempo terminarlos.

Y qué hay de esa tarea tan estimulante de tachar las tareas de la lista

No sé si a ti también te pasará, pero a mí tachar los elementos de la lista me genera una sensación de tranquilidad y relajación enorme. De hecho, parece que hay quienes dicen que es un gesto que libera dopamina (ese famoso neurotransmisor que nos hace sentirnos tan bien). Por eso, aunque a veces no es lo más recomendado, si ponerte en marcha te cuesta, puedes empezar por un par de tareas sencillas para poder tacharlas de la lista y lograr ese impulso para seguir adelante.

Para proyectos más complejos, también es bueno crear una lista de los factores más importantes que necesitarás para completarlos y abordarlos de uno en uno. Dividir un problema grande en trocitos pequeños ayuda a que lo que parece abrumador y supone una gran resistencia, resulte más sencillo.

Finalmente, ¿existe alguna aplicación que puede ayudarnos con esto? Pues hay muchas aplicaciones de listas de tareas para elegir. Podrías perder un día entero explorando todas las opciones. He probado muchas de ellas, y las que más recomiendo son Todoist, Any.do, Asana y Things. Incluso Evernote puede ayudarnos con esto. En cualquier caso, si encuentras alguna otra, te agradecería mucho que lo compartieras con nosotros.

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