Cómo llevar a cabo reuniones eficaces con éxito

reuniones eficaces

Si te dijera que solo el 50% del tiempo de las reuniones se utiliza de forma eficaz, ¿me creerías? Supongo que esto no te parecerá nada novedoso. Pues atención a esto: una reunión ineficaz puede afectar a la productividad incluso después de que haya terminado. Un artículo reciente de la revista MIT Sloan Management Review detalla algo llamado «síndrome de recuperación de reuniones«, en el que los asistentes pierden tiempo de trabajo mientras se recuperan mentalmente de una mala reunión.

A pesar de que casi nadie tiene una preparación específica en materia de gestión de reuniones, cualquiera puede aprender a hacerlo bien, tanto para equipos que trabajan de forma presencial como para equipos que trabajan de forma virtual (o híbrida).

¿Qué hace que una reunión sea eficaz?

En primer lugar, es importante distinguir entre eficaz y eficiente. Una reunión eficaz es aquella que comienza de forma puntual, se ajusta al tiempo previsto gracias a una buena gestión del mismo, incluye al menor número de personas posible y logra el objetivo previsto.

Trabajo hecho, ¿verdad? No.

La eficiencia es una cualidad superficial. No dice nada sobre si se incluyó a las personas adecuadas por las razones correctas, o si la reunión generó algún valor para la empresa. Una reunión eficiente reúne a un grupo de personas cuidadosamente seleccionadas con un propósito específico, proporciona un foro para el debate abierto y ofrece un resultado tangible: una decisión, un plan, una lista de grandes ideas para llevar a cabo, una comprensión compartida del trabajo por delante. Y no solo eso, sino que el resultado se comparte con otras personas cuyo trabajo puede verse afectado.

7 consejos para llevar a cabo una reunión con éxito

Admitámoslo: la mayoría de nosotros tenemos demasiadas reuniones en nuestros calendarios. Es fácil caer en la trampa de considerar las reuniones como la única forma de colaborar, pero esa tendencia instintiva es la que nos mete en problemas y da mala fama a las reuniones.

1. ¿Es la reunión totalmente necesaria?

Las reuniones nunca deben agendarse con el único propósito de compartir información: para eso están el correo electrónico o el chat. Lo único que puede considerarse una excepción a esto son las reuniones de los departamentos y de la empresa, que ofrecen la oportunidad de que las personas de todos los niveles de la empresa escuchen directamente a los ejecutivos y otros responsables de la toma de decisiones.

Como mínimo, una buena reunión se centrará en un debate productivo que será más eficaz en tiempo real que de forma asíncrona a través de correos electrónicos o hilos de comentarios. Algunos ejemplos son las retrospectivas de equipos o proyectos, las brainstorming o lluvia de ideas y las reuniones individuales entre directivos y sus subordinados directos.

En el mejor de los casos, el propósito de una reunión es tomar una decisión o crear algo en colaboración. La planificación de un proyecto, el trazado de la trayectoria del cliente, el establecimiento de objetivos, la resolución de un problema, la elección de X frente a Y… todas estas son situaciones en las que la celebración de una reunión es probablemente la forma más eficaz de lograr una decisión.

2. Convoca a los participantes que sean estrictamente necesarios

Las reuniones son caras, así que piensa bien a quién invitar. Por supuesto, querrás invitar cómo mínimo a esas personas necesarias para alcanzar el objetivo. Pero también querrás que el grupo aporte perspectivas y conocimientos diversos, sobre todo si el propósito de la reunión es la toma de decisiones o el brainstorming. Lamentablemente, no existe una fórmula mágica para equilibrar el coste con el potencial de creatividad, así que tendrás que usar tu mejor criterio.

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3. Crea y comparte un orden del día

Hay pocas cosas más molestas que la persona que envía una invitación a una reunión sin indicar en absoluto lo que va a ocurrir en ella, y por tanto los invitados no tienen ni idea de por qué se les invita. No seas esa persona. Incluye la agenda en la invitación para que la gente pueda determinar si realmente necesita estar allí y, si no, rechazar la reunión o sugerir a otra persona.

Es posible que el orden del día de la reunión sólo contenga un punto. No pasa nada. La cuestión es tener un orden del día que se refiera al resultado que desea, por ejemplo, «Pensar en 10 o más formas de reducir la pérdida de clientes en un 10% para finales de año». Si no puedes describir lo que vas a hacer en términos prácticos y orientados a los resultados, es una señal de que celebrar la reunión sería una pérdida de tiempo.

4. Mantén la participación de los asistentes

Una reunión eficaz es como Burning Man: no hay espectadores, solo participantes. Está bien empezar la reunión estableciendo las expectativas para que todo el mundo se concentre al 100% en lo que está ocurriendo en la reunión. Haz saber al grupo que si alguien tiene un trabajo tan urgente que estaría tentado de hacer varias cosas a la vez, tiene permiso para ir a hacer ese trabajo y ponerse al día con lo que ha pasado en la reunión más tarde. De este modo, el trabajo será mejor y los participantes estarán más comprometidos.

Si te reúnes en persona, los ordenadores portátiles deben estar cerrados y los teléfonos deben estar fuera de la mesa (a menos que seas la persona que toma notas). Algunos dirán: «Pero yo puedo concentrarme en el tema que estamos tratando y consultar mi correo electrónico al mismo tiempo». Permítame que diga que eso es mentira. Además, por cada persona que tiene un portátil abierto, hay otra sentada a su lado que se distrae mirando a hurtadillas qué está escribiendo o si está navegando por las redes sociales.

Si te reúnes virtualmente, pide a los asistentes que habiliten la cámara para que sea más probable que participen activamente. Por supuesto, siempre hay excepciones, así que sé comprensivo y humano si algunos participantes tienen que renunciar ocasionalmente a habilitar la cámara. Es posible que la gente tenga que atender a sus hijos, que no se sienta «preparada para la cámara» si la reunión se celebra a una hora extraña del día o que no se sienta cómoda transmitiendo su habitación a sus compañeros de trabajo.

5. Planifica para conseguir la máxima participación

En la era de las empresas distribuidas por todo el mundo y del trabajo a distancia, la clave para una gestión eficaz de las reuniones es pensar un poco en los horarios. En la medida de lo posible, evita programar la reunión durante la hora de comer de otra persona, o en un momento en el que ésta estaría leyendo un cuento a sus hijos. Si no se puede evitar, al menos consulta a las personas que se verán afectadas para obtener su aprobación por adelantado.

Incluso en el caso de los participantes que se encuentran en el mismo lugar, la hora de la reunión puede marcar la diferencia. Nuestra capacidad de pensamiento creativo es máxima justo después de dormir, así que programa esa sesión de brainstorming a primera hora de la mañana. En cambio, resolvemos mejor los problemas a última hora del día, cuando nuestra mente está un poco cansada. Nuestra concentración se relaja, por lo que somos capaces de ver más oportunidades y conectar más puntos. Además, es menos probable que nos distraigamos con una lista inminente de tareas para el día.

6. Crea confianza y sé inclusivo

La gente necesita tener la seguridad de que saltarse las normas no será algo que acabe con su carrera. Esto se conoce como seguridad psicológica y es uno de los principales indicadores de un equipo de alto rendimiento. (¿Y qué es un grupo de personas en una reunión, sino un equipo temporal?) Como organizador y facilitador de la reunión, tienes la oportunidad de predicar con el ejemplo y ser el primero en abordar un tema controvertido o en ofrecer una perspectiva o una idea inusual.

También puedes generar confianza formulando preguntas que susciten un debate más profundo, incluso cuando piense que conoce la respuesta. Preguntas como «¿Por qué creemos que eso es cierto?», «¿Puedes ampliarlo?» o «¿Cómo podríamos medirlo?», demuestran humildad y curiosidad por tu parte, lo que marca la pauta para el resto del grupo.

Además, si has hecho un buen trabajo reuniendo a un grupo con diversos conocimientos y perspectivas, todos serán «el raro» de una manera u otra. Tu trabajo ahora es aprovechar esa diversidad asegurándote de que todos son (y se sienten) escuchados. Si una persona empieza a dominar la reunión, pídele que asuma el papel de tomar notas. De este modo, pasará a escuchar y el resto del grupo tendrá más posibilidades de debatir su punto de vista.

7. Céntrate en los resultados de forma rigurosa

Sabes cuál es el objetivo de la reunión porque lo has pensado bien. Has elaborado un orden del día diseñado para alcanzar el objetivo. Ahora mantén el rumbo. Procura no desviarte del tema durante demasiado tiempo ni profundizar en discusiones técnicas.

Si la reunión se centra en una decisión, no dejes que los miembros de tu equipo se desentiendan y se conformen con un «quizás». Presione para que se tome esa decisión o se haga una recomendación, de modo que los asistentes puedan empezar a actuar en cuanto salgan de la sala. Puede que no se llegue a un acuerdo total, pero no pasa nada. Un trabajo en equipo eficaz significa acordar que se confía en los demás lo suficiente como para apoyar la decisión una vez que se ha tomado.

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