Cómo elegir la herramienta de productividad más adecuada

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Ante la nueva llamada a aprovechar el tiempo al máximo, o al menos de la mejor forma posible, han surgido muchos métodos, reglas y prácticas. Esto ha hecho que leer sobre métodos de gestión del tiempo y productividad resulte un poco abrumador e intimidante. Kanban, No romper la cadena, Timeboxing, GTD, Pomodoro…, ¿Cuál elegir?

En este artículo te quiero hablar de un marco que leí hace poco de Joseph Hannon para determinar qué sistema te servirá mejor a ti en función de tu personalidad.

¿Qué sistema de productividad es mejor para ti?

Joseph Hannon hizo una investigación sobre esta cuestión entrevistando a distintos trabajadores y probando diferentes métodos. La conclusión final a la que llegaron es que no hay un método válido para todos, sino que todo depende de nuestra personalidad y situación. Para ayudarnos en la tarea de elegir entre tantas opciones definieron un marco muy interesante.

Criterio 1: Personalidad

¿Cómo de fácil es para ti concentrarte? ¿En qué momento del día eres más productivo?

Si eres propenso a empezar las cosas y no terminarlas, sistemas con menor nivel de compromiso pueden funcionar mejor para ti. Soluciones como el Kanban o la técnica Pomodoro son flexibles y pueden ser más fáciles que incorporar que otras.

Si te cuesta mucho concentrarte, puedes elegir la matriz de Eisenhower o sistemas basados en bloques de tiempo.

Criterio 2: Entorno

El entorno físico y la cultura laboral que predomina en tu alrededor es un factor clave en la productividad. Entender los beneficios y desafíos a los que nos enfrentamos con nuestro entorno habitual puede ayudarnos a elegir el método de productividad más adecuado. Si estás trabajando en una oficina o en un ambiente de equipo, es mejor utilizar sistemas que eviten las distracciones, como el timeboxing.

En cambio, si trabajas de manera aislada, un sistema como el método de Jerry Seinfeld puede ayudar a mantenernos en el camino y a lograr ser constantes.

Criterio 3: Función

¿Tu función consiste en ejecutar o en coordinar equipos? Si estás a cargo de liderar un equipo, es probable que tu día cambie significativamente de un momento a otro y que tengas poco tiempo de ejecución real o muy dispersado en el tiempo. Por eso, el método GTD (Getting Things Done) puede ser interesante para descomponer de manera eficiente las responsabilidades y poder delegar, aplazar o ejecutar los quehaceres con más importancia o urgencia.

Si, por el contrario, dispones de momentos de concentración más largos y tus tareas requieren más tiempo, puedes usar el método Eating Live Frogs. Este sistema evita que procrastinemos ante los proyectos que nos resultan una gran montaña de arena y nos obliga a abordar lo más difícil lo primero. Pomodoro es otra gran herramienta para este tipo de personas, ya que ayuda a abordar la resistencia en proyectos intensos al dividir las tareas largas en trozos más pequeños.

Marco de los sistemas de productividad en función de los tres criterios

A continuación puedes ver un resumen de lo propuesto por Joseph Hannon y elegir qué sistema funciona mejor en tu caso.

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