5 consejos para determinar cómo centrarse en lo importante

centrarse en lo importante

¿Llega el final del día y sientes que, aunque has cumplido con los plazos más urgentes, no has conseguido hacer nada que sea realmente importante? No eres el único. En una serie de estudios publicados recientemente en el Journal of Consumer Research, se observó que la gente tendía a centrarse en completar las tareas con plazos más cortos aunque otras tareas menos urgentes aseguraran una mayor recompensa a largo plazo. Es lógico querer terminar las tareas con plazos de entrega acuciantes y querer eliminarlas de esa larga lista de tareas pendientes. Sin embargo, normalmente las tareas más relevantes suelen tener límites de tiempo menos urgentes que las tareas que son relativamente poco importantes.

Entonces, ¿qué puedes hacer? En este artículo te cuento una serie de estrategias y consejos prácticos para determinar cómo centrarse en lo importante. De todas formas, te advierto que aspirar a la perfección es lo que hace que la gente se quede estancada. En su lugar, te recomiendo poner en práctica estrategias que te permitan avanzar poco a poco en la dirección correcta, pero que no requieran tanto esfuerzo.

1. Programa las tareas importantes y asígnales más tiempo del que necesitan

Estudios demuestran que programar cuándo y dónde se hará algo hace que sea mucho más probable que la tarea se acabe llevando a cabo. Para tareas muy importantes y que se llevan evitando mucho tiempo, te recomiendo escoger un día en el que esa tarea concreta sea la única en la que trabajes durante todo el día.

Las tareas desconocidas, pero a su vez importantes, suelen tener una curva de aprendizaje que hace imprevisible el tiempo que se tarda en completarlas. Trabajar en ellas suele parecer más torpe que eficiente, lo cual es otra razón que explica por qué no las hacemos.

Para no posponer tampoco algunas cuestiones relacionadas con el cuidado personal, permítete tener una franja horaria asignada a esto una vez a la semana. Esto puede ayudar, por ejemplo, a garantizar que se hagan revisiones médicas con antelación. Es posible que la mayoría de las semanas no se utilice ese espacio, pero te recomiendo que lo reserve para cuando surja la necesidad.

2. Aísla los aspectos más llamativos de las tareas importantes

Las grandes tareas suelen requerir un progreso gradual. Si habitualmente te pones objetivos tan grandes que acabas posponiendo las tareas, prueba con esto: Cuando te plantees un objetivo, plantéate también cómo sería una versión «a medias».Piensa tu versión original y ponla al lado de la versión no perfecta. Después, pregúntate cuál es el mejor objetivo (o el más realista). Si la tarea sigue pareciendo intimidante, redúcela más hasta que parezca factible. Puede que acabes con un objetivo que sea una cuarta o una décima parte del tamaño que considerabas inicialmente, pero que sea más alcanzable, y una vez que empieces, siempre podrás seguir adelante.

3. Anticípate y gestiona los sentimientos de ansiedad

Muchas tareas importantes implican tolerar pensar en cosas que podrían salir mal, lo que provoca ansiedad. Ejemplos de estas tareas pueden ser: planificar la supervivencia de tu empresa, leer cuidadosamente las pólizas de seguro o crear un plan de gestión de crisis. Incluso algunas tareas como hacer algo desafiante por primera vez, tener conversaciones incómodas, afrontar y corregir errores, y avanzar en grandes tareas de varios meses en las que hay que tolerar dudas a lo largo del proyecto suelen requerir tolerar la ansiedad. Ser capaz de gestionar esa ansiedad y conocernos a nosotros mismos suele ser una buena forma de centrarnos en esas cosas que suelen resultar en obtener grandes beneficios en el futuro pero que ahora mismo nos da miedo afrontar.

4. Dedica menos tiempo a las tareas sin importancia

Las tareas sin importancia tienen una desagradable tendencia a ocupar más tiempo del que deberían y nos alejan de centrarnos en lo importante. Por ejemplo, puedes sentarte a corregir el informe de un compañero, pero antes de que te des cuenta, seguramente te habrás pasado una hora reescribiendo todo. En el futuro, puedes decidir limitarte a hacer tres comentarios más importantes sobre el trabajo para que sea aceptable, o ponerte un límite de tiempo para tomar notas.Tener estrategias para tomar decisiones más rápidas también puede ayudar. Cuando tienes que tomar una decisión urgente, puede ser mejor tomar una decisión rápida que una perfecta que lleve más tiempo.

5. Prioriza las tareas que reduzcan tu número de tareas urgentes pero sin importancia

Uno de los escenarios que más se quiere evitar es el de solucionar los mismos problemas una y otra vez o dar las mismas instrucciones repetitivas. Para superar el patrón de pasarse todo el día solucionando problemas simples, puedes escoger distintas alternativas. Entre ellas, tienes la opción de subcontratar, automatizar, agrupar pequeñas tareas, eliminar tareas o crear plantillas para tareas recurrentes. Busca situaciones en las que puedas invertir tiempo una vez para establecer un sistema que te ahorre tiempo en el futuro.

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