La estrategia de los 5 porqués para la resolución de problemas

resolución de problemas

¿Alguna vez has tenido un problema que se ha mantenido en el tiempo? Ese problema que no importa cuánto esfuerzo dedicaras a resolver sabías que tarde o temprano, por arte de magia, volvería. Los problemas recurrentes suelen ser síntoma de problemas más profundos, para los que las soluciones «rápidas» no sirven.

La técnica de los 5 porqués (que viene del inglés, «5 why’s technique») es una herramienta muy simple, pero a la vez muy poderosa para la resolución de problemas que trata de revelar las causas subyacentes del mismo y nos permite enfrentarlo de una vez por todas.

¿De dónde viene la técnica de los 5 porqués?

Sakichi Toyoda, el padre del fundador de Toyota Industries fue quien desarrolló esta técnica alrededor de 1930. Una de las bases de la filosofía Toyota consiste en tomar decisiones en base a lo que realmente está sucediendo en el taller, en lugar de lo que en las reuniones de las salas de juntas se piensa que podría estar sucediendo. A esto, en japonés se le llama Genba |現場|’ y significa «en el lugar de la acción».

Fiel a esta tradición surge la técnica de los 5 porqués. Para responder a las preguntas la persona en cuestión debe tener experiencia práctica en el problema o proceso a resolver.

¿Cómo aplicar la técnica de los 5 porqués para la resolución de problemas?

El método es realmente simple: cuando ocurre un problema, debemos profundizar en su causa raíz preguntándonos «¿Por qué?», hasta hallar la causa raíz. Realmente, el número 5 es solo representativo y se usa porque se cree que, al menos, han de ser 5 porqués.

1. Reúne al equipo

Es importante reunir a personas que estén familiarizadas con los detalles del problema y con el proceso que se está tratando de solucionar. Además, es preciso que alguien actúe como facilitador, es decir, como persona que se encargue de mantener al equipo enfocado en identificar contramedidas efectivas.

2. Definid el problema

Si es posible, tratad de observar el problema en acción. Discutid en equipo y escribid un enunciado breve y claro del problema en el que todos estéis de acuerdo. Por ejemplo, «El equipo de ventas no está cumpliendo sus objetivos de venta» o «La versión del software ha provocado demasiados fallos en su ejecución».

Más tarde, escribid el problema en una pizarra o en notas adhesivas, dejando suficiente espacio a su alrededor para completar con las respuestas a los 5 porqués.

3. Pregunta el primer «¿Por qué?»

Aunque preguntar «¿Por qué?» puede sonar simple, responderlo requiere una reflexión. Busca respuestas basadas en hechos, es decir, cosas que realmente han sucedido y no conjeturas sobre lo que podría haber sucedido. Los miembros del equipo pueden pensar en una razón obvia o en varias causas posibles. Registra las respuestas como frases concisas en lugar de palabras sueltas o declaraciones largas, y escríbelas junto a la declaración del problema.

4. Pregunta el resto de «¿Por qué?» hasta llegar a la causa raíz

Algunos consejos para este punto:

  • Para cada nueva rama que aparezca, pregunta nuevos porqués.
  • En realidad, puede haber más de una causa raíz.
  • La realidad es muy compleja y los problemas pueden estar entrelazados.
  • Aunque es adecuado usar los porqués para seguir una estructura, también ayuda preguntar de forma más concreta.
  • Sabrás que has llegado a la causa raíz cuando la pregunta por qué no produce más respuestas útiles. Ahí es cuando hay que plantearse una contramedida.

Cuidado: El error humano NUNCA es la razón o causa raíz del problema. Si se puede fallar está mal diseñado.

5. Aborda la causa o las causas raíz

Una vez identificada al menos una causa raíz, han de discutirse y acordarse las contramedidas adecuadas para evitar que vuelvan a ocurrir. Los 5 porqués ayudan a buscar «contramedidas» en lugar de «soluciones». Una contramedida es una acción o conjunto de acciones que busca evitar que el problema vuelva a surgir, mientras que una solución puede simplemente buscar lidiar con el síntoma. Como tal, las contramedidas son más sólidas y probablemente evitarán que el problema se repita.

6. Controlar las medidas

¿Esto acaba aquí? No. Hay que vigilar de cerca las contramedidas y repetir el proceso de los 5 porqués para asegurarnos de haber identificado la causa raíz correcta.

Ejemplo de uso de la técnica de los 5 porqués o 5 «why’s»

En la siguiente foto te pongo un ejemplo para que se entienda mejor.

Ejemplo de la técnica de los 5 porqués o 5 why's

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Publicaciones relacionadas

Comienza escribiendo tu búsqueda y pulsa enter para buscar. Presiona ESC para cancelar.

Volver arriba