El tablero Kanban, la herramienta ágil para la gestión de proyectos

tablero kanban

Muchas veces nos volvemos locos a la hora de gestionar proyectos cuando realmente hay muchas herramientas y técnicas que pueden hacernos la vida mucho más fácil. En un contexto de constante cambio e incertidumbre, las metodologías de trabajo «agile» o Lean Startup son cada vez más frecuentes en la gestión de proyectos. Entre otras muchas cosas, este tipo de filosofías consisten en desglosar el trabajo en tareas pequeñas que aporten valor al cliente.

Estas metodologías suelen enfocarse en el desarrollo de un producto mínimo viable que funcione. Y, una vez que se ha validado a través del feedback del cliente, se va viendo cómo puede seguir mejorándose y se van añadiendo funcionalidades. Es decir, se parte de algo muy básico y se va haciéndolo cada vez más sofisticado y avanzado.

Para el desarrollo de cada una de estas pequeñas partes del proyecto una de las herramientas que se utiliza es el tablero Kanban.

¿Qué es un tablero Kanban?

Un tablero Kanban es una herramienta de gestión de proyectos «agile» que permite visualizar el flujo del trabajo con el objetivo de maximizar la eficiencia y limitar el trabajo en curso. De un solo vistazo debemos ser capaces de ver cuáles son las cosas que ya están hechas y cuáles están pendientes de hacer. Por tanto, este tablero es la mejor manera de conocer el estado actual de un proyecto porque es muy visual y muy fácil de entender. Además, no requiere de ningún tipo de explicación ni capacitación.

El término «Kanban» viene del japonés 看板 y que significa letrero, cartel o valla publicitaria. Este concepto fue introducido por Toyota en la década de 1940 como un sistema para reducir al máximo los niveles de inventario. Se basa en la filosofía Just in Time que trata de dividir el proceso en fases delimitadas que deben cumplir los objetivos fijados para pasar a la siguiente fase, dando lugar así a la calidad.

¿Cómo construir un buen tablero Kanban?

  1. Cuanto menos trabajo en curso, mejor: Es recomendable que cada miembro del equipo se concentre en un número limitado de tareas y no comience una nueva si no ha terminado las anteriores.
  2. Tareas programadas a corto plazo: Es importante planificar el trabajo en periodos cortos de tiempo porque nos permite centrarnos en pocas tareas y garantizar que éstas cumplan con los requisitos y calidad establecidos.
  3. Mejora continua: Esta metodología se basa en una filosofía de mejora continua, con lo que es imprescindible que se vayan introduciendo cambios que favorezcan un mejor flujo de las tareas y, con ello, mejoren la eficacia del proyecto.
  4. Fases y tareas bien definidas: El tablero pretende servir como un modelo visual e intuitivo que ayude al equipo a tomar acción, por lo que resulta necesario tener bien definidas las fases y las tareas y que todo el equipo tenga claro a quién le corresponde cada una de ellas.
  5. Involucra y prepara a tu equipo: Como cualquier otro cambio, empezar a utilizar el método Kanban supondrá un reto al principio para tu equipo. Por tanto, todas las personas deben estar involucradas y ser conscientes de esta filosofía para que, cuando llegue el momento, sepan qué cambios hacer en su forma de trabajar.

En la siguiente foto te enseño un ejemplo de tablero Kanban, aunque dependiendo del proyecto podrían añadirse más columnas. No obstante, debe tener al menos tres columnas donde se repartirán, en tarjetas o ‘post-its’, todas las tareas que componen el proyecto.

Ejemplo de tablero Kanban
  • Backlog: Tareas en espera o bloqueadas, no prioritarias que por ahora no se van a ejecutar ni atender.
  • To-do: Tareas pendientes de hacer próximamente y que ya se ha decidido que se van a ejecutar.
  • Doing: Tareas en progreso y que se están haciendo ahora mismo.
  • Done: Tareas ya finalizadas.

Las tareas pueden ordenarse en cada columna según el orden de urgencia o prioridad e incluso utilizar distintos colores de tarjeta según el tipo de tarea o la persona a la que se le ha asignado.

Errores comunes en la construcción del tablero Kanban

Error 1. No dividir los proyectos en tareas más pequeñas. Desglosar el proyecto en tareas más pequeñas guía su ejecución y evita que el equipo se sienta abrumado.

Error 2. No priorizar claramente los proyectos y las tareas. La priorización tiene un papel importante para garantizar que los entregables se ajusten y alineen con la percepción del valor del cliente. Por eso, es aconsejable que las tareas de la parte superior del tablero sean entendidas como de mayor prioridad.

Error 3. No ser flexibles a los cambios. Responder al cambio en lugar de resistirlo es clave para hacer prosperar cualquier negocio. Lo que esto significa para las empresas es que necesitan evolucionar rápidamente y ajustarse cuando el proyecto necesita cambiar de rumbo.

Error 4. Microgestión. ¿Alguna vez has tenido un jefe que parece querer siempre un informe del estado de tus tareas? ¿O uno que parece estar mirando por encima del hombro mientras trabajas? La microgestión del equipo puede hacer mucho daño. Es normal querer asegurarse de que el proyecto esté bien encaminado, pero estar constantemente encima de los trabajadores mermará su autoestima y se verá traducido en empleados insatisfechos.

Error 5. Tener demasiadas reuniones. Una encuesta en el Reino Unido informó que un empleado pasa un promedio de 10 horas semanales preparando y asistiendo a reuniones. Esto se traduce aproximadamente en 4,4 reuniones, siendo aproximadamente la mitad de ellas innecesarias. Si lo único que hacemos es reunirnos en una sala de juntas durante todo el día, ¿cuándo hacemos el trabajo efectivo?

Error 6. No dedicar tiempo a evaluar el proceso. Es común que existan desperdicios en el proyecto, ya sea en forma de defectos, retrasos, reelaboración y/o sobreproducción. Por eso, es necesario dedicar un tiempo a analizar qué partes del proceso están generando esos desperdicios y buscar de qué manera podemos mejorar, todo ello desde el punto de vista de mejora continua.

Error 7. Esperar que la herramienta se ejecute en piloto automático. No es solo la herramienta que utilizamos, sino también cómo la usamos y cómo trabajamos en equipo. Recuerda que las herramientas están ahí para ayudarnos a resolver un problema, pero no para resolver por nosotros el problema. Independientemente de la metodología o la aplicación que utilices, el éxito del proyecto estará impulsado por el esfuerzo colectivo de tu equipo.

¿Cuáles son las ventajas del método Kanban?

  1. Mayor transparencia y control: Un sistema Kanban puede asemejarse a un semáforo que controla el flujo de transporte. Poder visualizar en todo momento el estado de las tareas de un proyecto permite a los gestores ver quién está trabajando en cada cosa, evitar sobrecargar a un miembro del equipo y ganar en eficiencia, al poner el foco en el trabajo en curso.
  2. Visión de ineficiencias y cuellos de botellas: Un tablero Kanban arrojará luz sobre el proceso y, al mismo tiempo, resaltará cualquier ineficiencia o limitación de recursos, como por ejemplo, demasiado trabajo en progreso, tareas estancadas, tareas asignadas a una persona una y otra vez o fechas límite incumplidas.
  3. Mejor comunicación entre los miembros del equipo: Como las tareas se muestran en un solo lugar, es posible una mejor comunicación entre las personas encargadas de cada tarea. Además, un tablero como este permite reducir el número de reuniones innecesarias para actualizar sobre el estado del proyecto.
  4. Estimación del tiempo necesario para las tareas: Esta herramienta nos permite medir cuánto tiempo nos lleva hacer cada tarea, así como asignar las diferentes tareas a distintas personas.
  5. Permite medir el progreso: Ver de forma visual lo que hemos hecho hasta la fecha puede ser una forma de motivar al equipo o de medir qué porcentaje de un proyecto está hecho.

Aplicaciones para diseñar tu tablero Kanban

Aunque siempre puedes hacer tu tablero de manera física en una pizarra o una cartulina, es muy cómodo tenerlo de forma digital, sobre todo ahora que el teletrabajo está a la luz del día. A continuación, te cuento algunas de las apps que a mí me parecen más intuitivas y útiles.

  1. Trello
  2. Meistertask
  3. Asana
  4. Kanbanize
  5. nTaskManager

En este artículo te dejo otras herramientas que también pueden servirte útiles para gestionar tus proyectos.

2 pensamientos en “El tablero Kanban, la herramienta ágil para la gestión de proyectos

  1. ¡Un artículo muy interesante! Aunque creo que falta kanbantool.com/es . Es una herramienta maravillosa que te ofrece una excelente visión y claridad sobre el desarrollo de tus tareas y proyectos.

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