Pre-mortem: una herramienta para disminuir riesgos en la gestión de proyectos

pre-mortem

Lamentablemente, la probabilidad de fracaso de los proyectos es bastante elevada. No obstante, normalmente hasta el último momento no se analiza qué es lo que se ha hecho bien, qué cosas se han aprendido y se pueden aplicar en proyectos futuros y qué otras no deberían volver a repetirse. Entonces, ¿Qué es mejor: aprender de los errores, o directamente no cometer esos errores? Es aquí donde entra en juego el análisis pre-mortem, una herramienta estratégica para evitar que ocurran errores desde el principio.

¿En qué consiste el análisis pre-mortem?

Aunque realmente no es una idea demasiado novedosa, la herramienta de análisis cognitiva Pre-mortem fue desarrollada por el psicólogo e investigador Gary Klein. La palabra pre-mortem es contrario a lo que sería una autopsia en el sector sanitario. Una autopsia permite a los médicos y a la familia conocer la causa de la muerte de un paciente.

El análisis pre-morten propone que esa «autopsia» (llevada a un entorno empresarial) se lleve a cabo al principio del proyecto y no al final, de modo que se puede mejorar el proyecto y tomar mejores decisiones. A diferencia de la típica sesión de crítica, en la que se pregunta a los miembros del equipo del proyecto qué podría ir mal, la autopsia parte de la base de que el «paciente» ha muerto, por lo que se pregunta qué ha ido mal. La tarea de los miembros del equipo es generar razones plausibles para el fracaso del proyecto.

Una investigación realizada en 1989 por Deborah J. Mitchell, Jay Russo y Nancy Pennington descifró que imaginar que un evento ya ha ocurrido aumenta en un 30% la capacidad de identificar con acierto las razones de los resultados futuros. De ahí, que el análisis pre-mortem utiliza esa metodología para ayudar a los equipos de los proyectos a identificar los riesgos desde el principio.

¿Para qué sirve el análisis pre-mortem?

Además de ser muy fácil de aplicar, hacer un análisis pre-mortem tiene varios beneficios.

  1. Identificación de problemas potenciales desde un inicio.
  2. Se reduce la excesiva confianza.
  3. Identifica necesidades y debilidades.
  4. Aumenta la capacidad de reacción.

La herramienta Pre-mortem en 5 pasos

Llevar a cabo con tu equipo un análisis pre-mortem es muy sencillo. Basta con tener una pizarra blanca y varios bolígrafos y papel (aunque también es posible hacerlo en formato de reunión virtual).

1. Familiarizaros con el plan

Antes de la reunión para el análisis pre-mortem es necesario que todo el equipo conozca el plan que se tiene previsto llevar a cabo durante el proyecto: pasos a seguir, resultados a esperar, responsables, recursos…

2. Declaración de que el plan ha fallado

El líder del proyecto comienza el ejercicio informando a todos los asistentes a la reunión de que el proyecto ha fracasado estrepitosamente. Cuidado, no se trata de pensar en «¿Qué es lo que puede fallar?», es decir, tomar una óptica hacia el futuro, sino que se trata de imaginar que el proyecto ya ha salido mal, con el objetivo de pensar cuáles han sido las razones de ello.

3. Listado de fallos

Durante los siguientes minutos, todas las personas de la reunión tienen que escribir de forma individual todas las razones que se les ocurren para el fracaso, especialmente las cosas que normalmente no mencionarían como problemas potenciales por miedo a ser criticados.

4. Planteamiento de soluciones

Después, cada persona dedica varios minutos para anotar en un papel posibles soluciones para los fallos comentados y, al de un rato, se comentan entre todos los asistentes de la sala.

5. Revisar el plan

Una vez que se tiene todo el feedback del equipo, el responsable del proyecto debe revisar y reforzar el plan teniendo en cuenta qué cosas pueden ir mal y encajar las nuevas soluciones.

Casi cualquier proyecto, ya sea personal o profesional, conduce a lecciones aprendidas y estos momentos de «autopsia» o de evitar repetir los mismos errores una y otra vez representan una gran oportunidad. Pero, ¿no sería mejor no fallar desde el principio?

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