Cómo implementar con éxito la metodología Scrum en tus proyectos

Metodología Scrum

En un entorno liderado por la transformación digital, las metodologías ágiles se han convertido en la clave del éxito de muchas empresas. ¿Por qué? Porque esta nueva forma de trabajo aumenta la flexibilidad y permite que los proyectos se adapten a los cambios de forma rápida.

El éxito de los proyectos en un mundo VUCA, es decir, de gran Volatilidad, Incertidumbre (del inglés, Uncertainty), Complejidad y Ambigüedad pasa por buscar formas de gestión alineadas con estos nuevos principios. Tal y como decía Charles Darwin, «no son las especies más fuertes las que sobreviven ni tampoco las más inteligentes, sino aquellas que son capaces de adaptarse al cambio«.

Existen múltiples tipos de metodologías ágiles, entre ellos, el Kanban (ya os hablábamos de este método en este artículo), el Lean Startup, el desarrollo iterativo, el «Extreme Programming» o XP, u otros. Evaluar qué enfoque es mejor requiere de un análisis de cada proyecto y a veces, el mejor enfoque es una combinación de los distintos marcos. No obstante, el método Scrum es el más utilizado en la actualidad. En concreto, más de un 56% de los equipos que utilizan metodologías ágiles optan por la metodología Scrum.

Tampoco se debe olvidar que, en realidad, la mejor metodología para el éxito de cualquier proyecto es el compromiso, el trabajo duro y la experiencia de su equipo.

¿Cómo nace el Scrum?

La historia de Scrum se remonta a 1986 en el artículo de la Harvard Business Review (HBR) titulado «The New Product Development Game» de Hirotaka Takeuchi & Ikujiro Nonaka. Este artículo describe cómo empresas como Honda, Canon y Fuji-Xerox producían nuevos productos en todo el mundo utilizando un enfoque escalable y basado en equipos para el desarrollo de productos. Este enfoque hacía especial hincapié en la importancia de potenciar los equipos autoorganizados.

El artículo fue de gran influencia para desarrollar muchos de los conceptos que dieron origen a lo que hoy llamamos Scrum. Scrum es un término extraído del Rugby, que se refiere a la forma en que se reinicia el juego después de una falta o cuando el balón ha abandonado el campo. Así, en 1993, Jeff Sutherland y su equipo de Easel Corporation crearon el proceso Scrum para ser utilizado en los procesos de desarrollo de software combinando los conceptos del artículo de 1986 con los conceptos de desarrollo orientado a productos, control empírico de procesos, desarrollo iterativo e incremental, procesos de software y mejora de la productividad, así como el desarrollo de sistemas complejos y dinámicos.

¿En qué consiste la metodología Scrum?

La metodología Scrum se basa en un conjunto de prácticas y roles muy definidos que deben intervenir durante el proceso de desarrollo de un producto. La metodología Scrum se utiliza principalmente para el desarrollo de software, pero otros sectores también están aprovechando sus ventajas implementando esta metodología en sus modelos organizativos, como los equipos de ventas, marketing y recursos humanos, etc.

En esta metodología el resultado se produce de forma incremental. Los proyectos se planifican y ejecutan en bloques temporales, cortos y periódicos, denominados sprints, que suelen oscilar entre 1 y 4 semanas. Después, se someten a una retroalimentación y reflexión.

Un aspecto importante es que cada sprint es una entidad en sí misma, es decir, proporciona un resultado completo, una variación del producto final que debe poder entregarse al cliente con el menor esfuerzo posible cuando este lo solicite.

El proceso tiene como punto de partida una lista de funcionalidades/requisitos que conforman el plan del proyecto. Es el cliente del proyecto el que prioriza estos objetivos considerando un equilibrio entre el valor y el coste de los mismos, y así se determinan las iteraciones y las siguientes entregas.

metodología Scrum

Los diferentes roles en Scrum

Para que este método funcione deben establecerse una serie de roles que garanticen que el método se está cumpliendo adecuadamente. Responsable del producto: Es la persona encargada de definir cuáles son las características que debe tener el producto a construir (qué construir y qué no y en qué orden) y en solucionar cualquier obstáculo que pueda dificultar la tarea del equipo de desarrollo. Se trata de la persona que está en contacto directo con los clientes y funciona como interlocutor entre las partes interesadas del proyecto. Por tanto, debe conocer las peticiones y requerimientos de los clientes y maximizar el valor del trabajo del equipo de desarrollo. Para que los sprints funcionen, únicamente debe haber un responsable del producto. Su responsabilidad es mantener el «Product backlog» o funcionalidades del producto priorizadas, estructuradas y detalladas.

Scrum Master o gestor del Scrum

Es la persona que dirige al equipo de desarrollo para que cumpla con las reglas y procesos de la metodología. Gestiona la reducción de impedimentos del proyecto y trabaja de la mano del responsable del producto. Se encarga de mantener al día el Scrum, proporcionando coaching, mentoring y formación al equipo de desarrollo en caso de que lo necesite. El trabajo del Scrum Master es guiar al equipo hacia la mejora continua y preguntarse con regularidad, «¿Cómo podemos hacer lo que hacemos mejor?.

Equipo de desarrollo

Son los encargados de ejecutar las tareas. Deben contar con los conocimientos técnicos necesarios para desarrollar el proyecto de forma conjunta y llevar a cabo las historias a las que se comprometen al inicio de cada sprint.

Responsable del negocio

Es el que representa a las partes interesadas y a los clientes que utilizan el software. Se centra en el negocio y es el responsable de que el proyecto cumpla con los criterios de rentabilidad. Traduce la visión del proyecto al equipo, valida los beneficios en historias de usuario y las incorporan en el «Product backlog», priorizándolas de manera periódica.

Partes interesadas o stakeholders

Son aquellas partes que no tienen un rol formal y no se involucran en el proceso de desarrollo, pero cuya opinión ha de ser tenida en cuenta. Pueden ser expertos en negocio o incluso clientes o proveedores.

Etapas en el Scrum

Cada una de las etapas del Scrum facilita la adaptación de alguno de los aspectos del proceso, el producto o las relaciones entre los distintos participantes en el proyecto.

  • Sprint. El sprint es la unidad básica de trabajo del equipo de Scrum. Son bloques de tiempo periódicos de entre 1 y 4 semanas que da un resultado completo. Todos los sprints tienen un formato similar y para que funcionen debe existir una comunicación continuada en el equipo. Además, se representan los avances de manera visual en un gráfico de evolución también llamado Breakdown chart.
  • Planificación del sprint. Es el momento en el que se define qué se va a hacer en el sprint y cómo se va a hacer. Es una reunión que se realiza al inicio de cada sprint para ver cómo se va a enfocar el proyecto a partir de las etapas y plazos del Product Backlog
  • Scrum diario. Se evalúa diariamente el progreso y la tendencia hasta el final del sprint, sincronizando las actividades y creando un plan para las siguientes 24 horas. Se responden a tres preguntas de forma individual: «¿Qué hice ayer? ¿Qué voy a hacer hoy? ¿Qué ayuda necesito?». El Scrum Master debe tratar de resolver los problemas y obstáculos que surjan.
  • Revisión del sprint. Se muestra el trabajo completado con respecto al backlog del producto para futuras entregas.
  • Retrospectiva del sprint. Se revisan los objetivos cumplidos del sprint terminado, anotando lo bueno y lo malo para no volver a repetir errores. Esta etapa sirve para implementar mejoras en posteriores sprints desde el punto de vista de la organización. Se genera un plan para implementarlas en el siguiente sprint.

Herramientas en la metodología Scrum

Para llevar a cabo el Scrum son necesarios los siguientes documentos:

  • Product Backlog. Documento en el que se incluyen todos los requisitos, necesidades y funcionalidades del proyecto.
  • Sprint Backlog. Entregable en el que se definen las tareas de cada miembro del equipo y se asigna el tiempo necesario para cada una de ellas.
  • Scrum diario. Se trata del seguimiento diario en el que se revisan las tareas asignadas.
  • Burn Down chart.El documento de control en el que se visualiza la evolución de las tareas y los requerimientos hasta llegar a la entrega final.
Tabla de avance del sprint

Beneficios y riesgos de la metodología Scrum

Scrum tiene muchas ventajas sobre otras metodologías de desarrollo ágil. Por eso, es el método más utilizado y fiable en la industria del software. A continuación te cuento algunos de los beneficios conocidos de Scrum:

Ventajas de la metodología Scrum

  • Fácilmente escalable. Los procesos de Scrum son iterativos y se manejan dentro de períodos de trabajo específicos, lo que facilita que el equipo se enfoque en funcionalidades definidas para cada período. Esto no solo tiene el beneficio de lograr mejores entregables en línea con las necesidades del usuario, sino que también da la capacidad a los equipos de escalar los módulos en términos de funcionalidad, diseño, alcance y características de una manera ordenada, transparente y sencilla.
  • Cumplimiento de las expectativas. El cliente establece sus expectativas indicando el valor que aporta cada requisito/historia del proyecto, el equipo las estima y con esta información el responsable del producto establece las prioridades. De forma periódica, en las revisiones de los sprints, el responsable del producto verifica que se han cumplido los requisitos y transmite el feedback al equipo.
  • Flexible a los cambios. Garantiza una reacción rápida a los cambios en los requisitos generados por las necesidades del cliente o la evolución del mercado. La metodología está diseñada para adaptarse a los requisitos cambiantes que conllevan los proyectos complejos.
  • Reducción del tiempo de comercialización: El cliente puede empezar a utilizar las funcionalidades más importantes del proyecto antes de que el producto esté completamente listo.
  • Mayor calidad del software. El método de trabajo y la necesidad de obtener una versión funcional después de cada iteración, ayuda a obtener un software de mayor calidad.
  • Estimación temporal precisa. Con esta metodología se conoce la velocidad media del equipo por sprint, con lo que, en consecuencia, se puede estimar cuándo estará disponible una determinada funcionalidad que aún está en el backlog.
  • Reducción de riesgos. El hecho de realizar las funcionalidades más valiosas en primer lugar y de conocer la velocidad con la que el equipo avanza en el proyecto, permite despejar los riesgos de forma eficaz y anticipada.

Desventajas de la metodología Scrum

  • Necesidad de muchas reuniones. Se necesitan reuniones para revisar las tareas diarias y puede ser un poco cansino y estresante, lo que hace que algunos miembros puedan perder el interés en el proyecto. Es necesario no alargar estas reuniones y limitarlas a 15 minutos.
  • Necesidad de formación y habilidades. Muchos equipos de proyecto no entienden completamente la necesidad de entrenamiento y habilidad o no quieren poner el esfuerzo en ello. Intentan hacer Ágil/Scrum mecánicamente sin entender completamente los principios que hay detrás y eso no suele ser muy efectivo.
  • Transformación organizativa. Un enfoque Ágil/Scrum también puede requerir cierto nivel de transformación organizativa para que tenga éxito. Requiere que los usuarios del negocio trabajen en colaboración con el equipo de desarrollo en un espíritu de confianza y asociación. Eso puede requerir romper algunas barreras organizativas que hacen que eso sea difícil o imposible de hacer, especialmente en empresas de gran tamaño.
  • Escalabilidad en proyectos complejos. Puede ser difícil escalar un enfoque Ágil/Scrum a proyectos grandes y complejos. Hay algunos modelos para hacerlo (Scrum-of-Scrums, LeSS y SAFe por ejemplo), pero ninguno de ellos es una solución de libro de cocina que sea fácil de implementar.
  • Integración con la gestión de proyectos/programas. Un enfoque Ágil/Scrum puede no ser totalmente apropiado para proyectos que requieren un enfoque más orientado a la planificación para lograr cierto nivel de previsibilidad. Sin embargo, hay muchas formas de crear un enfoque híbrido que combine un enfoque tradicional basado en la planificación y un enfoque Ágil/Scrum para adaptarse a la situación.

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