Las 7 mejores herramientas gratuitas de gestión de tareas y proyectos

Ser capaz de hacer un seguimiento y tener bajo control toda la lista de tareas pendientes puede llegar a ser un gran desafío. Afortunadamente, disponer una herramienta de planificación sencilla y completa puede ser la clave para gestionar todos tus «to-do’s«.

Además, he de confesar que siempre he sido una apasionada (y un poco friki) de las agendas, calendarios y la planificación de tareas en general. Esto es porque reconozco que experimento una gran paz mental cuando libero de mi cerebro todas las cosas pendientes y las dejo anotadas en algún sitio.

Por eso, en este artículo he querido reunir una lista de las mejores herramientas gratuitas para la gestión de proyectos y tareas que he utilizado hasta la fecha. Es cierto que este tema es algo personal y es posible que haya gente que todavía se decante por la agenda tradicional o el calendario de papel, pero en mi opinión puede ser complementario y pueden darse diferentes usos a cada tipo de herramienta.

1. Asana

Asana, una de las mejores herramientas de gestión de tareas y proyectos
Fuente: Asana

Desde que descubrí esta herramienta la utilizo tanto para el trabajo como para mis proyectos personales. La versión gratuita de Asana es muy útil para gestionar proyectos de marketing y ventas o de lanzamiento de productos y ventas. Además, si tu equipo y tú soléis trabajar con la filosofía Agile o Scrum, esta herramienta es perfecta.

Relacionado con esto último, lo que más me gusta de Asana es que se pueden crear tableros Kanban. En otro artículo hablaré más en detalle de esta metodología para gestionar proyectos, pero te adelanto que se trata de un sistema de priorización de tareas que permite tener controlado el flujo de trabajo de forma muy visual. Las tareas se proyectan en columnas, normalmente estructuradas con las siguientes etiquetas: «Pendiente de hacer», «Haciendo» y » Hecho».

Por tanto, considero que Asana puede ser muy beneficiosa para trabajos en equipos y proyectos dinámicos, en los que se requiere tener todo organizado de forma visual y en donde se quiera tener presente el orden del flujo de trabajo.

2. Evernote

Evernote
Fuente: Evernote

Lo que más me gusta de esta aplicación es la que es multiplataforma y que sirve para distintas cosas, desde tomar notas hasta como sistema de gestión de proyectos. Todo lo que escribas en Evernote queda almacenado. Además, puedes guardar capturas web, imágenes, documentos, archivos de audio y correos electrónicos en la propia app.

Esta última parte es lo que más útil me parece de Evernote. La propia app te genera un correo electrónico central al que puedes reenviar corres, mensajes o cualquier otro contenido. Evernote tiene un sistema de reconocimiento de caracteres OCR, con lo que si escaneas documentos (recibos, contratos, datos médicos, billetes de autobús…), el texto queda archivado.

Por tanto, considero que esta app puede ser muy buena para notar, guardar y organizar ideas, información y anotaciones. Cuando se te ocurra alguna cosa que no quieras olvidar puedes usar el dispositivo que más a mano tengas y anotarlo en Evernote.

3. Meistertask

MeisterTask
Fuente: Meistertask

Meistertask es también otra de esas herramientas de gestión de tareas y proyectos muy alineada con la filosofía Agile, Kanban o para programadores que trabajan con sprints, dado que permite visualizar de forma sencilla el flujo de trabajo.

Aunque es muy común su uso en equipos de trabajo, yo lo utilizo más bien de forma individual para apuntar todas las listas de tareas y tenerlas organizadas por secciones. Al añadir las fechas en las que quiero hacer las tareas y poner distintos colores a cada una, puedo verlas todas en un cronograma o diagrama de Gantt y es muy visual.

4. Todoist

Todoist
Fuente: Todoist

Esta app disponible ordenador y móvil te permite ir apuntando tus tareas pendientes y priorizarlas. Lo mejor de esta herramienta de gestión de tareas es su sencillez y su facilidad de uso. Además, puedes integrarla con Microsoft Teams, Google Calendar, Slack, Dropbox y muchas más, con lo que es perfecta para asignar tareas en equipos de trabajo.

Una funcionalidad de esta herramienta es que te avisa a primera hora del día de todo lo que tienes que hacer y puedes poner etiquetas y dividir por secciones.

También aumentará tu motivación, ya que puedes ver tu productividad y tus tareas completadas en el día, lo que es un gran aliado para los que (como yo) se motivan al ir tachando tareas terminadas.

5. Everyday Habit Tracker

Everyday Habit Tracker
Fuente: Everyday.app

Esta app disponible para móviles, web y extensiones de buscadores será tu gran apoyo para desafiarte a hacer un poco más cada día. Everyday Habit Tracker te permite hacer un seguimiento de tus hábitos y mantener la constancia sin romper la cadena. A través de un sistema de colores, la app permite visualizar tu progreso y tener una visión global de todos tus objetivos.

6. Trello

Trello
Fuente: Trello

Trello es una de las herramientas de gestión de tareas y proyectos más utilizadas. Te permite ir creando tarjetas en una lista y ordenarlas con base en distintos criterios. Además, tiene una extensión llamada «Power-ups» que son herramientas adicionales tipo integraciones con Slack, enlaces a Google Drive, calendarios, campos personalizados e incluso la integración del Pomorello, un temporizador para usar la técnica Pomodoro con tu equipo. La única pega es que con la versión gratuita solo es posible activar un Power-up por tablero.

En resumen, en mi opinión lo mejor de esta app es que es muy personalizable y muy versátil. Tiene muchísimas funcionalidades y puede ser muy efectiva para trabajar en remoto con tu equipo.

6. Google Calendar

Google Calendar: una de las herramientas para la gestión de tareas y proyectos más utilizada
Fuente: ComputerHoy.com

Probablemente habrás utilizado ya esta herramienta y, aunque puede ser básica, te permite organizar muchas tareas del día a día de la manera que tú quieras. Además, existentes muchísimas integraciones con otras aplicaciones, tanto de Google como de otros proveedores que pueden hacerla mucho más completa y que disponen incluso de widget para tu teléfono móvil. Por ejemplo, Any.do, Asana, Dropbox Paper o incluso Evernote.

7. Mindmeister

MindMeister
Fuente: MindMeister

¿Has oído hablar del potencial de los mapas mentales? MindMeister permite generar lluvias de ideas y comunicar de forma eficiente al equipo sin perder las ideas más valiosas. No obstante, esta es solo una de las funcionalidades de esta herramienta. MindMeister también permite colaborar en tiempo real con todos los miembros del equipo y planificar los proyectos.

Puedes utilizar esta herramienta en línea con MeisterTask, sincronizando las tareas con Meistertask de forma sencilla.

4 pensamientos en “Las 7 mejores herramientas gratuitas de gestión de tareas y proyectos

  1. Llevaba tiempo buscando herramientas para organizar mis proyectos y casualidad he dado con este artículo.
    Es justo lo que estaba buscando!! Gracias!

    1. Muchas gracias por el comentario Laura. La verdad que no la conozco, pero tiene muy buena pinta. Me recuerda un poco a Trello 🙂 Gracias por comparatirla.

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