7 consejos para gestionar múltiples proyectos al mismo tiempo

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Ya hemos hablado en otros artículos sobre la mala costumbre que tenemos de querer hacer miles de tareas a la vez (el famoso multitasking) y sus peligros. Algunas personas, entre las que me incluyo, tendemos a poner demasiada carne en el asador y a gestionar múltiples proyectos al mismo tiempo. ¿Cuál es el resultado? Pues que, además de que corremos el riesgo de dejar muchas cosas a medias, esta práctica suele ser una fuente de ansiedad importante.

Lo que pasa es que, por mucho que el famoso dicho de «quien mucho abarca poco aprieta» sea totalmente cierto y algo a evitar, no siempre es posible. Especialmente en empresas pequeñas, los gerentes de proyectos no tienen escapatoria.

Y aquí es donde empieza el problema. La gestión eficaz de varios proyectos puede ser una tarea agotadora, incluso para una persona muy capacitada y con experiencia. Por eso, quiero contarte algunos trucos que creo que pueden serte útiles si no te queda otra que dedicarte a varios proyectos simultáneamente.

Consejos para administrar múltiples proyectos simultáneamente

1. Planifica y prepara planes de contingencia

Definir en un principio los objetivos, los recursos disponibles en cuanto a personas, tiempo y presupuesto, las herramientas a utilizar, los efectos secundarios y cómo se va a hacer un seguimiento del proyecto puede ser la clave del éxito de un proyecto. Si, además, estamos gestionando varios proyectos al mismo tiempo, esta planificación es todavía más importante. ¿Qué vamos a hacer y quién va a hacer cada cosa? ¿Qué haremos si surgen imprevistos? ¿Cómo determinaremos lo cerca o lejos que estamos de nuestros objetivos?

En esta planificación, es aconsejable establecer también una rutina de descanso y liberación de estrés. Si queremos estar en nuestra área óptima de trabajo, necesitamos alternar momentos de concentración absoluta, en los que nos concentramos en una única actividad prioritaria y luego en otra, con momentos de descanso.

Ojo. No tenemos que decidir cada uno de los detalles. Planificar de forma muy rígida y detallada puede ser inútil e incluso perjudicial. Simplemente comprende qué proyectos estás llevando a cabo y trata de tener en cuenta los posibles imprevistos. Para esto, te recomiendo tener márgenes de maniobra, ya que es imposible conocer todos los imprevistos que puedan surgir.

2. Gestiona las expectativas

Seamos realistas. Estás haciendo malabares con varios proyectos al mismo tiempo y habrá momentos que no podrás hacerlo todo para todos. Si, por alguna razón, no puedes cumplir con todos estos compromisos, te ayudará ser sincero e informárselo a las personas afectadas lo antes posible. Esto, además de ser una muestra de honestidad, mantendrá la comunicación y permitirá que todos sepan qué esperar en cada momento.

3. Prioriza las tareas

Sin un conocimiento de qué es lo prioritario nos pasaremos el día trabajando sin parar y aún sentiremos que nos estamos quedando atrás. Tendemos a pensar que «más es mejor» y que las personas importantes son siempre personas ocupadas. Así, llenamos nuestra jornada laboral de tareas que a menudo resultan inútiles o que no nos acercan realmente a nuestros objetivos. Y, cada vez que nos proponen un nuevo proyecto, incluso aunque no sea del todo interesante, nos ponemos manos a la obra «por si acaso, nunca se sabe…». Por eso, te recomiendo que cada cierto tiempo hagas un repaso de cuáles son tus prioridades y realices una planificación a corto / medio plazo sobre si cómo te van a ayudar a acercarte a tus objetivos.

Tus proyectos tendrán diferentes prioridades y las tareas dentro de esos proyectos también tendrán diferentes prioridades. Siéntante un momento a entender lo que es realmente importante y necesario y planifica el tiempo con tu equipo para cumplir con las cosas más prioritarias.

4. Haz ajustes y revisiones periódicas

Querer cumplir a rajatabla el plan establecido en un principio es un camino al fracaso. De hecho, ser flexible es uno de los atributos más importantes si nos enfocamos a la gestión de proyectos. Hay muchas variables desconocidas que pueden cambiar todo el plan de un momento a otro. Por eso, suele ser adecuado hacer revisiones periódicas y medir como de lejos o cerca se está del plan original y actualizar los objetivos y prioridades.

5. Delega tareas

Ser un buen líder implica saber cuándo hacerse cargo de las cosas y cuándo confiar en los miembros de su equipo. No obstante, es necesario mantener una relación de confianza con tu equipo, delegar tareas y asignarlas cuando tengas demasiado en tu tejado. Conoce bien las fortalezas y debilidades de cada uno de los miembros de tu equipo, así como el tiempo que puede llevar cada una de las actividades para equilibrar lo mejor posible las tareas.

Recuerda: delegar no significa que te despreocupes de todo lo relacionado con la tarea. Aún deberás proporcionar cierta supervisión, pero te ayudará a liberarte un poco y capacitará a tus compañeros de equipo.

6. Establece días temáticos

Como aconseja Jack Dorsey, fundador y director ejecutivo de Twitter, utilizar días temáticos puede ser especialmente eficaz. ¿Por qué? En primer lugar, porque te ayuda a concentrar tu energía y atención. Si agrupamos todas las actividades relacionadas en una única jornada, podemos limitar el coste de cambio de contexto. En segundo lugar, te ayuda a asegurarte de dejar momentos totalmente libres de interrupciones para llevar a cabo tareas estratégicas. Si te fuerzas a reservar tiempo a una cosa en particular y te ciñes a ello, tu mente se mantiene más enfocada.

En esta línea, te recomiendo replantear las reuniones de trabajo. Muchas veces tendemos a llenar nuestras jornadas con reuniones que realmente resultan innecesarias y en las que se pierde muchísimo tiempo. Ten claro lo que se va a tratar en cada cosa y cuál es el objetivo de cada reunión para evitar irse por las ramas. Valorar tu tiempo y el tiempo de tu equipo es un ingrediente clave en la gestión de equipos y proyectos.

7. Sigue el principio OHIO («Only handle it once»)

Este consejo puede resumirse en la siguiente frase: «Echa menos carne en el asador y, si realmente tienes que hacerlo, ¡al menos cocina los bistecs de uno en uno!». Lo que quiere decir es que las cosas han de hacerse una a una, y con la máxima concentración posible. Acaba la actividad que estés haciendo al completo de forma que evites al máximo el coste de cambio de contexto. Una forma de conseguirlo es asignar un tiempo específico a cada proyecto según su prioridad. De esta manera, será más fácil mantenerte enfocado y no desviar la atención.

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