¿Estás siendo el cuello de botella dentro de tu equipo?

Cuello de botella
Imagen de Freepik

¿Alguna vez has sentido que eres la persona que está ralentizando el trabajo o que está impidiendo que los demás avancen? Muchas veces sin darnos cuenta nos convertimos en «cuellos de botella humanos». En este artículo quiero hablarte de cómo darte cuenta de si estás ralentizando a tu equipo y cómo evitar ser la persona que bloquea el flujo de trabajo.

Antes de nada, ¿qué es un cuello de botella?

Un cuello de botella es cualquier parte de un proceso que, por su capacidad limitada, reduce la capacidad general de la línea de producción. En otras palabras, es el punto en el flujo de trabajo que no es capaz de manejar el trabajo tan rápido como llega. Si hablamos de un cuello de botella «humano» sería esa persona que impide que el trabajo avance, que detiene el avance de un proyecto y pausa momentáneamente el trabajo de los demás.

Este concepto tiene su origen en la teoría de las restricciones, introducida por primera vez por el gurú israelí Eliyahu M. Goldratt. Su filosofía tuvo como objetivo identificar y eliminar las restricciones de los sistemas mediante la reestructuración de aspectos de la organización.

¿Cómo saber si estás siendo un cuello de botella?

Hay diversas razones que hacen que nos convirtamos en cuellos de botella.

  1. Ineficacias internas: Es posible que te conviertas en un problema en el flujo de trabajo de tu equipo cuando te cueste terminar tu parte de un proyecto, o estés abrumado por otras peticione que te impidan priorizar correctamente.
  2. Procedimientos de la organización: Si para acceder a cierta información se requiere del consentimiento de otra persona, es bastante probable que no podamos avanzar al ritmo que nos gustaría.
  3. Dificultad para delegar o micromanagement

¿Cómo evitar ser un cuello de botella?

1. Aclarar las expectativas

Aclara tanto lo que se espera de ti como lo que esperas de los demás, incluyendo el por qué y el contexto. Una comunicación clara de las expectativas puede ayudarte a ti y a tu equipo a priorizar el trabajo de manera que nadie impida el progreso de los demás.

2. Plazos y fechas límites claras

Es importante que todos sean conscientes de los plazos para evitar que el proyecto se ralentice por falta de cierta información. Si sabes que un miembro del equipo tiene un plazo determinado, y que necesita cierta información tuya dos días antes de su plazo, podrás organizar tu trabajo para que reciba la información a tiempo. Del mismo modo, si un miembro del equipo espera algo de ti para una hora determinada, pero tú tienes una fecha límite a la que debes dar prioridad, ese miembro del equipo será informado de cuándo debe esperar tu parte del trabajo.

3. Comunicación anticipada y frecuente

Procura no esperar hasta el último momento para comunicar cómo es tu agenda. Si surge algo y no puedes cumplir una petición, comunícalo en cuanto se produzca la situación. Evitarás mucha frustración y permitirá a los demás actuar a tiempo.

4. Comparte información

Hoy en día es más fácil que nunca compartir información entre equipos. Con la ayuda de las aplicaciones tipo Notion y con los canales de comunicación, podemos hacer que la información sea fácilmente accesible y evitar que los demás tengan que estar preguntando constantemente.

5. Revisa los procesos internos

Los procesos suelen desempeñar un papel fundamental en el origen de cuellos de botella, por lo que merece la pena revisarlos. Los cuellos de botella de los procesos son factores externos que ralentizan el flujo de trabajo y deben eliminarse siempre que sea posible. Imagina que tres carriles de la autopista se convierten de repente en uno: por muy eficaz y eficiente que sea cada conductor, la ralentización es inevitable.

A menudo, otras personas del equipo puede ver cosas que nosotros no vemos porque estamos inmersos en el trabajo. No tengas miedo de aceptar, e incluso pedir, sugerencias sobre cómo puedes eliminar los cuellos de botella. Reconocer que hay un problema y pedir a los demás que te ayuden a solucionarlo, puede fortalecer enormemente al equipo.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

Publicaciones relacionadas

Comienza escribiendo tu búsqueda y pulsa enter para buscar. Presiona ESC para cancelar.

Volver arriba