gestión de proyectos

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos o project management consiste en la combinación de metodologías con el objetivo de planificar, organizar y dirigir los procesos que forman un proyecto. Se trata de un enfoque metódico cuya razón de ser es la consecución de objetivos específicos, medibles, alcanzables y realistas (también conocidos como objetivos SMART) para llevar a cabo tareas dentro de una organización.

Tipos de gestión de proyectos y metodologías

A la hora de planificar, organizar y gestionar un proyecto existen diferentes metodologías que podemos aplicar en función de las características de este, siempre con el fin de optimizar al máximo los recursos (como el tiempo y el presupuesto). Estas son algunos de los tipos de gestión más empleados:

1. Secuencia Tradicional (Waterfall)

Esta tipología engloba los proyectos que se ejecutan de forma secuencial, es decir, que para empezar una nueva fase es necesario terminar la anterior. Se trata de la forma más sencilla de gestionar los procesos, ya que permite gestionar de fácilmente el avance de cada etapa e identificar fácilmente al responsable. No obstante, tiene varios inconvenientes, como los posibles bloqueos en los procesos si surge algún problema en una de las fases o el hecho de que haya que volver a empezar todo el proceso cuando no se han establecido las etapas y las acciones a llevar a cabo de forma adecuada.

2. Metodología Agile

La metodología Agile es una de las más empleadas y conocidas debido a que ofrece grandes resultados cuando se emplea de forma adecuada. Se caracteriza por fragmentar las tareas en pedazos y por establecer un tiempo específico y determinado para ejecutarlas. Se trata de un tipo de gestión de proyectos altamente flexible, pensada para procesos caracterizados por ser muy dinámicos.

Algunos de los beneficios de las prácticas Agile son la aceleración de las actividades, el aumento de la productividad y la mejora del compromiso y la implicación de las partes.

a. Scrum

La gestión de proyectos de “Scrum” forma parte de las metodologías agile. En esta metodología el resultado se produce de forma incremental. Los proyectos se planifican y ejecutan en bloques temporales, cortos y periódicos, denominados sprints, que suelen oscilar entre 1 y 4 semanas. Después, se someten a una retroalimentación y reflexión.

b. Kanban

En la administración de proyectos tipo Kanban se eliminan los sprints de Scrum y se sustituyen por un enfoque más visual de la gestión del tiempo, la dimensión del proyecto y el presupuesto. Estos 3 factores se encuentran en el centro de todo y son los que determinan el éxito del proyecto.

c. Extreme Programming (XP)

La metodología XP, que también tiene su origen en la estructura agile, tiene como principal objetivo la mejora de la calidad del producto y la satisfacción del cliente. Se trata de un método que destaca por tener un ciclo de vida corto.

3. Prince2

El Prince2 (Projects in Controlled Environments) o Proyectos en Ambientes Controlados es un método de gestión que se caracteriza por un enfoque de planificación basado en productos. Aquí, los roles se predeterminan antes del inicio del proyecto y cada miembro es consciente de cuáles son sus responsabilidades para lograr la ejecución exitosa de este (es decir, que los productos se entregan a tiempo y dentro de las estimaciones de los costes).

4. Gestión del Cambio (Change management)

Esta tipología de dirección de proyectos se centra en la gestión del cambio dentro del proyecto, haciendo hincapié en la planificación de los riesgos y en la respuesta y el control del cambio cuando este se produce. Es una forma de manejar el cambio masivo y avanzar hacia la finalización del proyecto.

¿Cuáles son las fases o etapas de la gestión de proyectos?

Ciclo de vida de un proyecto

Según el Project Management Institue o PMI, existen 5 fases en la gestión de proyectos:

1. Análisis y estudio de viabilidad (feasibility study)

Es la fase inicial de todo proyecto. Se centra en determinar si la empresa u organización obtendría beneficios (tanto económicos como estratégicos) de la realización de este. Para ello, se tienen en cuenta factores como el tiempo, los recursos y los costes y se analizan diversos aspectos, como el alcance del proyecto (junto con la metodología a utilizar y los departamentos involucrados), los riesgos asociados a la ejecución, el beneficio y el coste previsto, así como la viabilidad de los plazos y la calidad esperada. Además, se crea un registro de seguimiento del proyecto utilizando un software e gestión.

2. Planificación del trabajo y las tareas

Aquí se establecen todas las tareas y los recursos necesarios para la consecución del proyecto. También se revisan los análisis realizados en el punto 1 y, si se sigue adelante, se redacta un documento sobre los términos del acuerdo.

3. Ejecución

Es la fase en la que se materializan todas las ideas, planes y diseños a través del uso de las metodologías, los recursos y los procesos establecidos en las fases previas. Es, sin duda, la parte más importante de todo proyecto.

4. Seguimiento y control

En este punto se analiza que todas las partes están cumpliendo con sus labores, la planificación inicial y los objetivos. Se trata de una especie de control de calidad en el que se verifica que todo funciona correctamente y se registran las posibles incidencias para generar informes para informar a los superiores.

5. Cierre

La última etapa de todo proyecto es la que comprende la evaluación de todo lo ocurrido a lo largo de las fases anteriores. Se verifica que se han cumplido las expectativas y se analiza los errores cometidos y los puntos de mejora de cara a proyectos futuros. Finalmente, se lleva a cabo el cierre de todas las áreas y se ejecuta el análisis de los resultados para compararlos con las estimaciones iniciales.

Herramientas para la gestión de proyectos

La gestión de proyectos moderna se apoya en diferentes herramientas con el objetivo de minimizar los errores e incrementar la productividad. Estas son algunas de las más conocidas:

1. Diagrama de Gant

Es un diagrama con dos ejes de coordenadas en el que se especifican todas las tareas y actividades a realizar dentro de un proyecto, además de establecer un tiempo de ejecución para cada uno. Es una herramienta muy sencilla de utilizar y visualizar, aunque no es recomendable para proyectos excesivamente flexibles.

2. Pert/CRM

Se emplea para identificar las actividades del proyecto, de quién dependen y el tiempo necesario para ejecutar cada una. El objetivo es establecer el tiempo total para llevar a cabo la tarea. Es muy adecuada para proyectos complejos, con actividades simultáneas y secuenciales.

3. Cadena Crítica

Muy adecuada para proyectos de alta complejidad ya que busca simplificar las etapas de seguimiento y control, lo que permite detectar las tareas más importantes y convertirlas en actividades críticas.

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